Встретился я тут да вече с одним человеком. Хороший такой человек. Бизнес, говорит, хочу свой автоматизировать. Верней, не то, чтобы хочу, а скорее чувствую, что надо. Но чувствуется у человека сомнение. Вроде понимает, что необходимо, но что конкретно это ему даст, похоже, не очень представляет.
Интересно - подумал я. И действительно – это для меня очевидно и понятно, зачем нужно автоматизировать бизнес-процессы и внедрять ERP-системы. Но я-то этим занимаюсь лет уже этак 10. Короче говоря, я понял – надо написать статью, где на простом языке объяснить, зачем вообще необходимо автоматизировать предприятие, зачем вообще нужны ERP-системы и что такое корпоративная информационная система.
Сначала простая аллегория. Помните советские магазины? «Булошная» здесь, «молочка» на другой улице, «мясо» на третьей и т.д. Пока оббежишь все магазины, килограмм веса сбросишь. Весь день уйдет, потому как еще и в очередях постоять надобно, да и не факт, что достанется то зачем стоял. А сейчас? Приезжаешь в торговый центр, тут тебе и продукты и кафе и кинотеатры и даже каток. Так вот система управления предприятием – это что-то в этом роде. Это место, где у вас собрана вся информация о вашей компании, о ее ресурсах, бизнес-процессах, клиентах, сотрудниках, поставщиках, ситуации в компании. Здесь же вы получаете всю отчетность о том, как все обстоит на самом деле в компании, и имеете возможность сравнивать ее с рассказами об этом в исполнении ваших сотрудников. Это значит, что вы можете в любой момент что-то вроде картинки, показанной ниже.
А еще это значит, что вы всегда, и вне зависимости от присутствия или отсутствия какого бы то ни было сотрудника на рабочем месте, можете получить всю необходимую вам информацию о состоянии дел в компании. Вы всегда знаете, сколько ваша компания зарабатывает и на чем, сколько тратит и куда, сколько должны вам и сколько должны вы, можете сравнить фактические показатели бизнеса с теми, которые планировали. Более того, такая система – ваш помощник. Она не позволит сотрудникам делать то, что им не положено и видеть то, что не надо. Пользуясь таким инструментом, вы в состоянии принимать решения, полагаясь не на интуицию, а на конкретные данные. И эффективность работы сотрудников оценивать не на основе того, что одни сотрудники с вами пьют кофе по утрам, а другие нет, а на основе цифр в отчетности.
Нравится? Вот это и есть корпоративная информационная система или система управления предприятием, назовите как угодно. Это если коротко.
Система управления предприятием – это инструмент для управления бизнесом. А управлять можно только на основе отчетности. Потому что отчетность дает вам картину происходящего и позволяет принимать решения. Но отчетность – это вершина айсберга. Кроме того, отчетность отчетности рознь. Одно дело, когда ее составляет компьютер на основе первичных данных и совсем другое, когда ее делает кто-то вручную. Какой вы больше доверитесь?
Для того чтобы получить качественную On-Line отчетность нужен инструмент. Зачастую уходят годы на его внедрение . И годы эти уходят именно на автоматизацию бизнес-процессов, на обучение сотрудников и изменение их менталитета, на замену одних сотрудников, не желающих работать в новых условиях, на других, на изменение «кривых» бизнес-процессов на правильные. Титанический труд.
Однако все не так плохо. Если компания управляема, сотрудники дисциплинированы, бизнес-процессы не носят характер хаоса, все будет неплохо. А если каждый сотрудник сам решает, когда ему приходить на работу и что и как на этой самой работе делать, то проблемы неизбежны. Отсутствие дисциплины, нежелание сотрудников выполнять поручения руководства, саботаж правил, приведут проект по внедрению ERP-системы в тупик. Да и отсутствие воли у руководства, чтобы заставить бизнес жить по единым правилам тоже не принесет ничего хорошего.
Производительность труда – дело серьезное
Не открою государственную тайну, если скажу, что себестоимость продукции автоВАЗа намного выше, чем у многих зарубежных автомобилей, которые даже выше классом. Я даже больше скажу – каждый автомобиль приносит нашему автогиганту чистого убытка 30 000р. Казалось бы, у них там за бугром и зарплаты выше (Китай, конечно не в счет, с зарплатой в тарелку риса в неделю) и другие затраты тоже выше, а машины, пади ж ты, почему-то дешевле. Парадокс? Отнюдь. Тут, как раз, все просто. Дело в производительности труда. Потому что труд этот там автоматизирован. Условно говоря, нам на производство автомобиля нужно двести человеко-часов, а японцам двадцать (соотношение конечно примерное). Вот вам и себестоимость. То есть пока наш «петрович» произведет «десятку», японец (верней робот, за которым этот японец приглядывает) сделает десять «авенсисов». А достигается это исключительно благодаря автоматизации. Очень многое, что у нас делается вручную, там делают роботы. Вроде прост секрет, но не прост. Автоматизировать, оказывается, не так-то просто.
Беготня без толку
Давайте представим средний офис. Все бегают что-то друг у друга выясняют, звонят с важным видом, записывают в блокнотик, ну чаек, естественно, попивают. С плюшечками, разумеется. Короче говоря, создают видимость активной деятельности. Все это – работа в песок и ее очень много. Из восьмичасового рабочего дня средний сотрудник компании, где нет корпоративной информационной системы, более 50% времени тратит на выяснение всевозможных вопросов, еще сколько-то на чаепитие и другие вещи. Сколько времени он продуктивно работает, считайте сами. В результате некоторые сотрудники, вместо того, чтобы делать что-то позитивное, работают «справочным бюро». Обычная деятельность предприятия – это вообще сплошные вопросы.
- Есть товар на складе?
- Деньги поставщику оплатили?
- Когда будет поставка?
- Мое поручение выполнено?
- Деньги от клиента пришли?
- Заказ оформлен?
- Что сказал клиент в ответ на коммерческое предложение?
- Схему нарисовали?
- Товар приехал?
- По срокам работ укладываемся?
- Выручка за последние полгода выросла?
- Сколько нам должны клиенты?
- Договор подписали?
- Сколько мы тратим на рекламу?
- Сколько мы заработали на этом проекте?
И т.д. и т.п.
Так это ж еще вспомнить надо, что нужно выяснить тот или иной вопрос. Беда просто.
Чем проще и быстрее получение ответов на эти и другие вопросы, тем выше производительность труда на предприятии, потому что персонал не тратит время на поиск ответов. И как следствие, ваш бизнес работает эффективнее.
Это называется прозрачность бизнеса. Бизнес прозрачен, когда в нем нет тумана, когда всем все понятно. И на понимание ситуации не нужно несколько раз в неделю собирать совещания, на которых приходится, верить на слово ответственному, потому что проверить его слова затруднительно, если вообще возможно.
Если у вас есть инструмент, позволяющий вам понимать всю картину самостоятельно и не зависеть от чьих-то слов – значит, ваш бизнес прозрачен. Совещания тогда нужны не для выяснения ситуацию, а для решения важных вопросов по ее изменению, по планированию и т.д. Именно туман в бизнес-процессах компании доводит руководителей до истерики, когда нужно выяснить какой-то мелкий вопрос, но либо сотрудник, отвечающий за этот вопрос в отпуске, либо уволился, либо «по данным отдела продаж столько-то, но по данным бухгалтерии совсем иначе».
Для того, чтобы бизнес был понятен и прозрачен, он должен быть автоматизирован. Это аксиома. Должна быть создана корпоративная информационная система, в которой информация принадлежит компании, а не сотрудникам. Один мой знакомый рассказал мне, как в некой транспортной компании один из топ-менеджеров, увольняясь, поставил руководству ультиматум: или ему выплачивают 10 000EU отступных, или он «случайно потеряет» свой ноутбук, на котором у него вся важнейшая корпоративная (замечу – корпоративная, а не частная) информация - клиенты, контакты, договора, заказы на следующий год и много чего еще интересного. При наличии в компании ERP-системы такая ситуация вряд ли возможна, потому что информация принадлежит не сотрудникам, а именно компании и находится не на рабочих компьютерах, а на центральном сервере, и все данные надежно защищены от посягательств со стороны.
Просто автоматизация ручного труда
Некоторое время назад одна компания нам оказывала услуги по поддержке сайта. Проблемы с документами возникали буквально каждый месяц. То присылают договор, где в преамбуле договора указана одна компания, а в реквизитах другая, то реквизиты неправильные, то в акте не написано за какой он месяц. И так каждый месяц. Это бесконечные перезвоны с просьбой это исправить. Терпению просто пришел конец, и я перестал быть лояльным клиентом и сменил поставщика. А причина этого бардака проста – все документы оформляются не при помощи автоматизированной системы документооборота, а при помощи подручных средств, таких как Word, например. Ошибки просто неизбежны. В результате, на оформление документа, уходит в десять раз больше времени, потому что его несколько раз переделывают, тратят время на разговоры и переписку. Опять же, пресловутая производительность труда. У одного моего клиента когда-то вообще была штатная позиция, отвечающая за оформление документов. Это должна быть очень ответственная девушка, которая очень внимательно составляет документы. Ну что ту скажешь? Без комментариев.
Двойной ввод данных
Да чего уж там, тройной и пятерной иногда встречается. Чтобы оформить договор, реквизиты контрагента необходимо занести в одно место. Чтобы оформить счет, в другое, попутно, конечно же, ошибаясь. Чтобы оформить акт и счет-фактуру, уже бухгалтер это делает в третий раз. Оформляем платеж, заносим в четвертый раз. Получается как в той детской игре про сломанный телефон. Да к тому же вся цепочка этих документов еще и не связана друг с другом. Договор в одном месте, счета в другом, коммерческие предложения на компьютере менеджера, который заболел, а платежи вообще в банк клиенте надо смотреть. Вот это и называется информационный вакуум, туман. То есть, в принципе, конечно, видно, но очень плохо.
И чем выше статус сотрудника компании, тем больнее по нему этот вакуум ударяет, потому что, тем дороже его время, и тратить его попусту не допустимо. Хотя на деле так все и происходит. Руководители многих компаний, вместо того, чтобы думать о развитии бизнеса, «кирпичи таскают». Хотя можно и подъемник поставить для кирпичей.
Мусорные процессы
Один мой знакомый работает директором по логистике в одной крупной дистрибьюторской компании. Так вот, если кто-то хочет что-то забрать со склада, ему пишут служебную записку (на бумаге, конечно), чтобы он ее подписал и уже с ней идут на склад. На это безумие он тратит процентов двадцать своего рабочего времени. Причем тут директор по логистике? А второй мой знакомый на работу приходит на полтора часа раньше, чтобы разгрести стопку ежедневных служебных записок, которыми его просто заваливают. Причем большинство из них – это чистейший мусор, который присылают «на всякий случай». И этот «всякий случай» отнимает 1.5 часа рабочего времени. И это я привел самые безобидные случаи «мусора» в бизнес-процессах. Есть и поинтересней. Когда, например, кто-то занимается составлением отчетности. Вот сидит человек и занимается неделю составлением отчета для руководителя, вместо того, чтобы этот отчет автоматизировать. Эта ситуация просто сплошь и рядом. Уровень достоверности и степень доверия к таким отчетам очевидна. Однажды мы автоматизировали финансовую отчетность некой компании, которая до этого готовилась в Excel. Вот сидел бухгалтер и готовил. Отчет – это матрица, которая содержит в себе сотни цифр. Так вот однажды отчет не сошелся. Ошибку искали 3 недели. После этого позвали нас.
ERP-система – это корпоративная энциклопедия, только электронная.
Для чего существуют энциклопедии? Конечно же для того, чтобы максимально сэкономить время на поиск нужной информации. Когда вся нужная информация в одном месте и вам нужно только научиться пользоваться этой одной энциклопедией, а не несколькими сразу. А зачем нужны электронные энциклопедии? Правильно – для того, чтобы эту самую информацию быстро найти. Никто не спорит, что можно организовать учет и на бумаге. Только что вы будете с этой бумагой делать, когда у вас ее вагон будет? Как искать нужную информацию? Можно, например, нанять на работу архивариуса. Но это не смешно.
Почему википедия так популярна? По этим же самым причинам. Потому что это удобно, когда есть одно место, где можно получить ответы на все вопросы, да еще и в электронном виде.
Система управления предприятием – это не только инструмент для управления предприятием, но и средство для принятия решений, для хранения корпоративных документов и истории бизнес-процессов, а также средство для поиска ответов на все бизнес-вопросы. А вопросов тех не мало.
Александр Попов
www.avasystems.ru
popov@avasystems.ru
