Компания Microsoft выпустила новую версию популярного бизнес-приложения Microsoft Dynamics AX 2009 (ранее Microsoft Dynamics AX 5.0), с которой многие ИТ-специалисты практически еще не знакомы. Для ознакомления ИТ-общественности с возможностями продукта менеджер по развитию бизнеса компании «Аплана» Святослав Шатохин подготовил аналитический обзор новых функциональных возможностей и изменений в Microsoft Dynamics AX 2009.
В 2006 году корпорация Microsoft анонсировала планы развития линейки бизнес-приложений Microsoft Dynamics, а именно Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV и Microsoft Dynamics CRM (речь идет только о тех продуктах, которые представлены в нашем регионе). Планы компании делились на две волны, в рамках которых были поставлены определенные цели и этапы развития. Не углубляясь подробно в описание каждой волны, напомню, что основными целями первой волны были:
- Ролевой подход для пользователей;
- Порталы и средства поддержки групповой работы;
- Применение контекстуальных средств бизнес-аналитики SQL Server;
- Интеграция и расширение через Web-сервисы;
Вторая волна подразумевала:
- Настраиваемость и упрощение процесса разработки;
- Расширенные возможности пользовательского интерфейса;
- WorkFlow и процессно-ориентированное проектирование;
На дворе середина 2008 года, на этот момент Microsoft успела обновить каждый продукт в линейке на одну версию и к концу года ожидается выход следующих версий под номером «2009». В частности, в мае уже был выпущен релиз системы Microsoft Dynamics AX 2009, пока без русской локализации, которая ожидается в конце 2008 года.
Еще до выпуска релиза Microsoft Dynamics AX 2009 компания «Аплана», как ключевой партнер Microsoft, получила на ознакомление демонстрационный стенд с Microsoft Dynamics 2009 (виртуальная машина со всем необходимым установленным и настроенным ПО) и у меня была возможность ознакомиться с новым продуктом.
Насколько значительны изменения в функциональности?
Изменения, коснувшиеся 2009 версии, лежат не только в плоскости интерфейсных инноваций. В новой версии появился большой пласт новой функциональности, представленный несколькими новыми модулями и расширением уже имеющихся. Так стоит отметить появление модуля «Управление расходами», на плечи которого ложится планирование, учет и контроль над расходами предприятия, расширение модуля «Проекты», с этой версии способного автоматически интегрироваться с проектной системой Microsoft Project Server, расширение логистического контура, которые сможет поддерживать территориально распределенные корпорации с несколькими производственными и складскими площадками.
Но, не взирая на внесенные улучшения, как показывает практика, при реализации крупных проектов стандартной функциональности, заложенной в систему, все равно бывает недостаточно. Для успешного внедрения Microsoft Dynamics AX зачастую компании-внедренцу необходимо проводить дополнительную настройку и доработку функционала система под специфические потребности заказчика. Наглядный пример построения системы «под заказчика» — внедрение компанией «Аплана» Microsoft Dynamics AX в международном холдинге Nemiroff.
Внедрение Microsoft Dynamics AX в холдинге Nemiroff происходило в два этапа. На первом этапе внедрения были произведены настройка стандартной функциональности системы под потребности бизнеса холдинга и внедрены такие модули системы, как «Финансы», «Торговля», «Логистика», «Зарплата и кадры» и «Основные средства». Помимо этого специфика бизнеса Nemiroff и законодательства Украины потребовали создания ряда специализированных модулей и механизмов, сред них налоговый учет, учет акцизных марок, учет объектов интеллектуальной собственности, учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП), расчет средневзвешенного курса валют, механизм формирования проводок с использованием 8-го класса счетов и т.п. Также были налажены процессы передачи данных между всеми предприятиями группы и филиалами и анализа фактического исполнения планов по всем предприятиям.
В ходе реализации второго этапа были автоматизированы функции планирования и осуществлена отладка процессов формирования консолидированных данных по учету.
Итог внедрения — единая информационная система корпоративного управления, разработанная специалистами «Апланы» на базе Microsoft Dynamics AX, которая позволила вести полный учет деятельности холдинга и организовать управление его основными бизнес-процессами.
Что такое ролевые центры (Role Centers)?
Ролевые центры - это наиболее любимая мною функциональность, которая наиболее ярко проявилась в Microsoft Dynamics AX 2009. Появление этой функциональности полностью соответствует идеологии «Первой волны», объявленной Microsoft в 2006 году. Напомню, что идеология «Первой волны» была ориентирована, в том числе, и на ролевой подход для пользователей. Именно фокусировка на поддержке бизнес-ролей и бизнес-процессов является отличительной чертой современных деловых приложений, успешно разрабатываемых специалистами компании «Аплана» при внедрении Microsoft Dynamics AX.
С технической точки зрения, ролевой центр представляет собой страницу, на которой собранны основные инструменты специалиста для анализа информации и работы с бизнес-приложением. Эта страница может быть отображена двумя механизмами: клиентом Microsoft Dynamics AX или с помощью технологий SharePoint Services в веб-браузере. Различия в отображении этими механизмами заключаются в том, что ролевой центр в веб-браузере менее интерактивен. Это означает, что некоторые инструменты теряют свою способность обратного взаимодействия с приложением.
Типичный ролевой центр, например, для менеджера отдела закупок может выглядеть следующим образом:
В стандартной конфигурации системы имеются преднастроенные ролевые центры, в том числе для следующих профилей пользователей:
- Генеральный директор;
- Финансовый директор;
- Главный бухгалтер;
- HR-директор;
- Директор по маркетингу;
- Менеджер отдела продаж и закупок;
- Менеджер проектов;
- Начальник склада и другие профили.
Любой ролевой центр может быть настроен пользователем самостоятельно под свои потребности. Система дает возможность добавлять на страницу ролевого центра дополнительные отчеты, ссылки, стопки дел, показатели эффективности и т.д. Теоретический такую настройку пользователь может делать самостоятельно без помощи ИТ-специалиста, хотя на практике пока еще тяжело найти пользователя, способного осуществить индивидуальную «тонкую» настройку.
Формы и списки данных
В ролевой центр могут быть вынесены основные формы для работы с данными в бизнес-приложении. Функциональность корпоративного портала поддерживает основные действия с данными, которые предусматривает обычный клиент: просмотр, создание, изменение. Например, для менеджера по продажам такой формой может выступать список заказов на продажу. С помощью этого списка менеджер может создавать новый или изменять и обрабатывать существующий заказ. Основное преимущество такого подхода заключается в том, что менеджеру не нужно иметь прямого доступа к приложению DAX. Работая через веб-браузер специалист может находиться в любой точке планеты и иметь полнофункциональный доступ к необходимым ему функциям системы. Microsoft Dynamics AX имеет несколько десятков преднастроенных списков данных для пользователей различных отделов: менеджеров отдела продаж, менеджеров отдела закупок, складских работников, работников отделов бухгалтерского и финансового учета, сотрудников отдела управления человеческими ресурсами и т.д. Также могут быть созданы дополнительные формы и списки данных с помощью встроенных в платформу инструментов разработки.
Отчеты (Reports)
Механизм служб отчетов позволяет реализовать отчеты различной функциональной сложности и дизайна. Отчеты могут содержать как простые табличные данные в виде столбцов и строк, так и многомерные перекрестные таблицы (аналогичные перекрестным таблицам Excel), графики любой сложности и дизайна (гистограммы, диаграммы, круговые диаграммы, точечные, с областями и т.п.). Платформой создания и отображения отчетов в ролевых центрах выступает компонент Microsoft SQL Server – службы отчетов (Reporting Services). Стоит отметить, что службы отчетов полностью поддерживают модель настроек прав доступа к информации для пользователей приложения Microsoft Dynamics AX , что позволяет гибко манипулировать выводимой информацией в отчете.
В Microsoft Dynamics AX уже имеются несколько настроенных отчетов, среди которых вы можете встретить и такие востребованные как:
- Различные отчеты по объемам продажзакупок, в разрезе регионов, менеджеров, каналов продаж и т.п.;
- Отчеты по расходам и затратам в разрезах статей, ЦФО и т.д.;
- Бюджетные отчеты, в т.ч. и отчеты для план-фактного анализа;
- Складские отчеты: оборотные ведомости, остатки в различных разрезах, утилизация складского пространства и т.п.;
- Различные финансовые и бухгалтерские отчеты и ведомости.
Объединенные списки рабочих заданий (Unified Worklist)
Этот компонент является частью нового механизма документооборота (WorkFlow), о котором я расскажу позже. Особенность списков заключается в том, что они содержат информацию о напоминаниях, событиях порожденных подсистемой документооборота и различных действиях со всех функциональных участков приложения. Таким образом, пользователю предоставляется единый удобный контейнер, содержащий события, порожденные деятельностью других пользователей и участками системы.
Так, например, в списке рабочих заданий финансового директора можно найти задания, полученные от подсистемы документооборота модуля Управления расходами, на одобрение авансового отчета, созданного сотрудником, потратившим подотчетные деньги. Или в список заданий менеджера по продажам может попасть напоминание о том, что клиент просрочил задолженность по определенной накладной. Юрист компании имеет возможность получать уведомление о том, что срок договора с клиентом заканчивается и договор требует пролонгации, или о том, что кто-то изменил официальное название поставщика в системе и теперь оно не совпадает с указанным в договоре.
Стопки дел (Cues)
Стопки дел представляют собой наглядный инструмент для оценки количества документов определенного пользователем статуса. Другими словами этот инструмент позволяет автоматически «разложить» по стопкам документы, таким образом, что в каждую стопку попадут документы с определенными реквизитами или статусами. И самое интересное и важное в этом инструменте то, что условия для попадания документа в ту или иную стопку пользователь может задавать самостоятельно, без вмешательства ИТ-специалиста и дополнительного программирования.
Если стопки дел отображаются с помощью клиента Microsoft Dynamics AX, то они имеют еще и интерактивную функцию: при нажатии на определенную стопку, открывается форма, в которой представлены документы заданного типа, отфильтрованные по условиям, заданным для стопки. То есть если вы выбрали стопку «Просроченные поставки», то откроется форма, содержащая закупки, и она будет содержать только просроченные поставки.
Количество документов в каждой стопке может быть оценено как визуально (высота стопки), так и точно с помощью индикатора, показывающего количество документов. Также для каждой стопки может быть задано предельное количество документов, превышение которого приводит к появлению предупреждающего знака. Этот механизм удобен тем, что позволяет обратить внимание сотрудника на то, что количество необработанных документов в системе подходит к критическому и, возможно, ему придется остаться на работе сверхурочно для «разгребания завала».
Изначально в системе настроено 82 стопки дел для использования сотрудниками различных отделов, среди них такие как: задержанные, неподтвержденные, планируемые закупки; открытые, просроченные, неоплаченные заказы; неодобренные платежи и авансовые отчеты; открытые семинары и курсы для сотрудников и т.д. И, как я уже упоминал, этот список можно увеличивать путем добавления дополнительных стопок, необходимых сотрудникам для текущей работы.
Личные Ссылки (My Links)
Этот механизм знаком всем, кто пользуется веб-браузером, и его функциональное назначение заключается в том, что пользователь может создавать ссылки для запуска часто используемых им форм, документов, отчетов, интернет-страниц. Хочу обратить ваше внимание на то, что механизм ссылок в ролевых центрах позволяет запускать не только внешние приложения (документы и интернет-страницы), но и внутренние формы и отчеты приложения Microsoft Dynamics AX.
Таким образом, механизм ссылок предоставляет удобный интерфейс для быстрого доступа к необходимой пользователю функциональности.
Ключевые показатели эффективности (KPI)
Существует утверждение, что "невозможно улучшить показатель, предварительно не измерив его"; следовательно, при расчете KPI необходимо опираться на данные, которые должны быть достоверными, актуальными, объединенными, общими и предоставлять возможность исторического анализа; именно такие данные и содержатся в Microsoft Dynamics AX. Таким образом, основная задача, которая должна быть решена в ходе проекта внедрения - это сбор данных и построение KPI на их основе. Для сбора данных Microsoft предоставляет службу SQL сервера – сервисы аналитики (Analisys Services). С помощью этой службы на основании данных, содержащихся в Microsoft Dynamics AX, строятся специальные аналитические базы, также называемые, OLAP-кубы. В свою очередь, на основании OLAP-кубов строятся показатели эффективности, которые используют инструмент визуализации «KPI».
Службы аналитики тесно интегрированы с приложением Microsoft Dynamics AX и фактически настраиваются и управляются из среды приложения, это дает возможность пользоваться внутренними объектами и алгоритмами приложения для получения необходимых данных, а также автоматически соблюдать политику настройки прав доступа.
Система имеет множество преднастроенных OLAP-кубов по основным бизнес-слоям приложения:
- Расчеты с поставщиками;
- Расчеты с клиентами;
- CRM;
- Главная книга;
- Производство;
- Проекты;
- Закупки;
- Продажи;
Выводы
Как мы убедились, новая версия Microsoft Dynamics AX предоставляет пользователям множество инструментов для манипуляции и анализа данных. Но вместе с повышением функциональности растут требования к уровню подготовки рядовых пользователей и особенно к компетентности компании-внедренца системы.
