Автоматизация системы управления, бесспорно, важный этап развития современного бизнеса, но всегда ли подобные изменения положительно отражаются на деятельности персонала? Есть ли недостатки автоматизации? На эти и другие вопросы, связанные с автоматизацией систем управления, ответит Генеральный директор компании «ИНТАЛЕВ».
Алексей, как вы считаете, почему все-таки современным предприятиям нужно переходить на автоматизированные системы управления? Есть ли конкретные примеры перехода на автоматизированные системы?
Современная мировая экономика диктует жесткие условия: конкуренция, повышение требований к продукции и услугам, стремление соответствовать европейскому уровню - все это непременно приводит к тому, что современным предприятиям, которые хотят расти и расширяться, не обойтись без автоматизации управления. Как показывает практика, в компаниях, где широко применяются информационные системы, добиться позитивных изменений гораздо проще.
Если говорить о конкретном примере, на нашем предприятии недавно успешно завершился проект внедрения электронного документооборота. Мы получили единое место хранения всей информации, в котором согласуются и хранятся все документы. Теперь я уверен, что данные не потеряются или не окажутся доступными несанкционированным пользователям.
Как при внедрении автоматизации работать с возможным сопротивлением персонала, какова роль Генерального Директора в этом процессе?
Возникновение проблемы сопротивления персонала вполне вероятно, поскольку внедрение новой системы неизбежно требует изменения правил и стереотипов. Ключ к решению проблемы прост: надо постараться сделать персонал союзником данной системы. Необходимо обучать сотрудников, а также делать разъяснения о преимуществах и правилах работы в новой системе. С другой стороны, генеральный директор должен суметь показать свою волю и донести до сотрудников факт необратимости внедрения новой технологии. При этом совершенно необязательно делать это жесткими методами. Важно именно продемонстрировать необратимость процесса. В этом случае такого факта будет достаточно, чтобы адекватные сотрудники смогли обучиться и принять новую систему.
Наконец, хорошим примером может стать тот факт, что сам директор, первое лицо компании (либо на уровне его секретаря референта) будет пользоваться внедряемой автоматизированной системой. Сотрудники увидят, что руководитель сам использует внедряемые технологии, а пример лидера всегда показателен.
Повышает ли всеобщая автоматизация взаимодействия между людьми их производительность, и каким образом, есть ли негативные моменты и как с ними работать?
Безусловно, производительность повышается. Чем крупнее организация, тем больше времени тратится на передачу информации между сотрудниками, что отражается на эффективности работы персонала.
Единственно возможным способом повышения эффективности является внедрение бизнес-процессов, а если мы говорим об автоматизации бизнес-процессов, то это технологии workflow, которые и предоставляют компании возможность организовать коллективную целенаправленную работу сотрудников. Коллективная работа предполагает взаимодействие с необходимыми коллегами, сотрудниками или внешними контрагентами. Целенаправленность означает проведение работы сотрудников по определенным правилам, стремление достигнуть конкретной цели. Для этого мы достаточно успешно применяем технологию workflow в «ИНТАЛЕВ», которая работает не просто на уровне одного офиса, но на уровне распределенных офисов.
Негативный момент заключается в том, что для творческих людей такие системы зачастую могут представляться как ограничение их возможностей. На самом деле это не так. Здесь необходимо разделять время, где ты творишь, а где ты следуешь определенным бизнес-процессам, т.е. рутине. Например, элементы творчества будут присутствовать собственно в работе, а не в том, каким образом и с кем согласовать результаты этой работы. Проблема состоит в том, чтобы показать такое разграничение, что не всегда просто сделать. И для тех людей, которым мы не можем это донести, это кажется достаточно сложной проблемой, вплоть до того, что они делают вывод о невозможности работы в «ИНТАЛЕВ». Надо понимать, что творчество и бизнес-процесс - это две отнюдь не взаимоисключающие части работы, они выполняются последовательно. Это проблема не автоматизации как таковой. Это проблема внедрения процессного подхода в целом.
Как Генеральному Директору оценить, какие процессы стоит автоматизировать именно в его компании (определенной численности, сферы деятельности, месторасположения и т.д.)?
Как и процессов обмена веществ в организме, бизнес-процессов в компании можно выделить множество. При выборе процессов для автоматизации нужно идти от стратегии, руководствуясь четким принципом от главного. Для компании существует карта ССП, где отражены главные цели, которых мы хотим добиваться. Под каждой целью есть следующие процессы: планирование (какие ресурсы необходимы для достижения этой цели), процесс учета достижения цели и, наконец, процесс собственно достижения цели. Заниматься нужно в первую очередь этими процессами. Успешно реализовав эти процессы, компания получит существенное повышение своей конкурентоспособности на рынке. Именно таким образом следует выделять процессы подлежащие автоматизации.
