Бизнес российских компаний уверенно растет. Новые горизонты и новые задачи требуют пересмотра бизнес-процессов, а увеличивающиеся объемы накапливаемых данных – новых, более совершенных средств управления ими. Так, именно высокие темпы роста бизнеса стали причиной внедрения системы класса ERP в динамично развивающемся холдинге "Эгопласт". Проект был реализован компанией Columbus IT.
Компания "Эгопласт" была образована в 1997 году и с тех пор является ведущим поставщиком строительных материалов и оборудования для систем водоснабжения, канализации и отопления. Наряду с поставками на российский рынок продукции от европейских производителей "Эгопласт" предлагает строительным организациям продукцию собственного производства (полипропиленовые трубы и фасонные детали для систем внутренней канализации), выпускаемую на заводе "Политрон".
В последние годы "Эгопласт" переживает бурный рост, характеризующийся увеличением объемов бизнеса и развитием всех направлений деятельности компании. В 2000 году было открыто производство на базе подмосковного завода в Хотьково, в 2006 году – основано подразделение в Санкт-Петербурге, нацеленное на развитие бизнеса в Северо-западном регионе. В настоящий момент компания насчитывает более 3 тысяч активных клиентов. Ассортимент представлен 8 тыс. позиций различных товаров, включая продукцию как своего собственного производства, так и производства поставщиков из Италии, Германии, Турции. Уже на конец 2005 года обороты компании выросли в 15 раз по сравнению с 2000г.
В 2005 году компания достигла такого уровня развития, когда рост оборотов и масштабов бизнеса привели к необходимости внутренних структурных изменений, а также к построению качественно новой системы управления компанией. Используемая на предприятии с 1999 года система собственной разработки "Полимер" имела ограниченные возможности развития и не "успевала" за ростом бизнеса.
Для эффективного планирования деятельности компании, управления запасами и контроля над себестоимостью "Эгопласту" была необходима новая, более универсальная и масштабируемая бизнес-платформа.
Ответ на требования времени
Первым шагом к внедрению системы стало приглашение консалтинговой компании Peppers & Rogers Group, которая помогла по-новому выстроить бизнес-процессы внутри компании. Вторым этапом стал выбор информационной системы и партнера по ее внедрению. Как отмечает начальник отдела автоматизации системы управления "Эгопласт" Сергей Сироклин, ИТ-инфраструктура в 2005 году представляла собой систему, в которой не было единого информационного пространства, и это затрудняло её поддержку и развитие. Параллельно с системой "Полимер" в компании использовался ряд отдельных приложений – для ведения бухгалтерского учета, для управления веб-сайтом. Все это создавало сложности в области администрирования и поддержки ИТ-инфраструктуры, а также не давало возможности развивать функционал в соответствии с потребностями компании. Эти проблемы становились все более ощутимыми на фоне 60% роста бизнеса за последний год. "Мы поняли, что существующая инфраструктура морально устарела и тормозит развитие нашей деятельности, - отмечает г-н Сироклин. - В связи с этим было принято решение о внедрении информационной системы класса ERP".
К будущей системе выдвигался определенный набор требований. Прежде всего, она должна была быть многофункциональной, соответствовать российскому законодательству, легко дорабатываться под требования компании, иметь большую историю успешных внедрений в России. Также важны были возможность поэтапного внедрения системы и наличие на российском рынке партнеров по ее внедрению, с которыми можно вести долгосрочные отношения. Немаловажным критерием стала и разумная стоимость внедрения. По совокупности всех этих факторов компания отдала предпочтение решению на базе Microsoft Dynamics AX.
К поставщику ИТ-решения предъявлялся не менее объемный список критериев: известность компании на рынке России и СНГ, наличие штата опытных консультантов и экспертизы в необходимых областях бизнеса, проверенной методологии ведения проектов и успешного опыта внедрения подобных решений. В итоге в качестве партнера по внедрению была выбрана консалтинговая компания Columbus IT.
"Мы рассматривали только известные и крупные компании, ведь наличие надежных партнерских отношений с поставщиком решения играет огромную роль в успешной реализации ИТ-стратегии компании", - вспоминает г-н Сироклин. – "Основным фактором, который привел нас к выбору Columbus IT, было то, что эта компания обладает опытом автоматизации бизнеса, подобного нашему. Нам нужна была экспертиза в области построения бизнес-процессов и внедрения ERP-системы в компаниях нашей отрасли. Наличие у Columbus IT такой экспертизы стало основополагающим фактором в пользу этого партнера".
Сложность ситуации заключалась в том, что внедрение Microsoft Dynamics AX стало уже вторым за последние два года переходом компании "Эгопласт" на новую ИТ-систему. Первым проектом подобного рода был перевод системы "Полимер" на другую, более современную, версию, осуществлявшийся с целью внедрения нового функционала. Проведение двух таких непростых проектов в течение короткого периода времени принесло дополнительную нагрузку как для бизнеса, так и для персонала.
Помимо этого, одной из особенностей проекта стало вовлечение в него большого количества территориально распределенных подразделений на этапе запуска системы в промышленную эксплуатацию. Так, например, в ходе внедрения системы компания "Эгопласт" открыла филиал в Санкт-Петербурге, что также осложнило процесс реализации проекта.
Несмотря на это, проект был реализован в кратчайшие сроки – всего 6 месяцев ушло на внедрение системы и ее активную поддержку.
"Мы полностью работали по методологии, предложенной компанией-поставщиком решения, – говорит Сергей Сироклин. – Наш проект был разбит на несколько фаз. Первым шагом стал этап анализа и дизайна, по результатам которого был подготовлен документ, описывающий будущую организацию бизнес-процессов в системе. Следующей фазой стало построение системы, в рамках которой программистами был разработан новый функционал и были внесены изменения в базовую версию системы. Завершающим этапом стало обучение пользователей новому разработанному решению и перенос данных из "Полимера" в Microsoft Dynamics АХ".
Фаза анализа бизнес-процессов и разработки дизайна будущего решения заняла 2 месяца. Еще 2 месяца потребовалось на построение и тестирование решения. Обучение пользователей и перенос данных из предыдущих систем были завершены за 2 недели, после чего система в течение 1 месяца обслуживалась в режиме активной поддержки.
По итогам проекта в компании "Эгопласт" с помощью Microsoft Dynamics AX были автоматизированы все основные для бизнеса подразделения – финансовый департамент, бухгалтерия, логистика, отдел продаж, бэк-офис, а также новое подразделение "Эгопласт" в Санкт-Петербурге, оптовый склад в Подмосковье, склад готовой продукции на заводе, розничный склад.
Сегодня все пользователи корпоративной ИТ-системы перешли на работу в Microsoft Dynamics AX. Общее количество рабочих мест по завершении проекта составило 80 одновременных пользователей.
Единое информационное пространство для быстрорастущего холдинга
На сегодняшний момент система находится в эксплуатации уже почти год. "Конечно, это был очень сложный для сотрудников процесс, но мы с ним успешно справились, – говорит г-н Сироклин. – Я считаю, что при внедрении консультант должен быть не только носителем бизнес-идеи, но и служить своего рода внутренним психологом в команде. Ведь он общается с людьми, минимизирует риски проекта, психологически подготавливает людей к переходу на новую систему. Нам было тяжело, но вместе с консультантами мы преодолевали трудности. Кроме того, наши ключевые пользователи – участники проекта – проявили себя как технически грамотные сотрудники, поэтому процесс адаптации к работе в новой системе прошел практически безболезненно".
Одним из важнейших результатов внедрения Microsoft Dynamics AX "Эгопласт" считает создание единого информационного пространства. Это привело к упрощению процесса администрирования и развития системы, а также позволило достичь достоверности используемой в работе информации.
"Мы формализовали бизнес-процессы – сначала по итогам работы бизнес-аналитиков, затем – закрепив результат с помощью внедрения ERP-системы, – отмечает г-н Сироклин. – "ИТ-проект нельзя отделять от бизнеса – это две неразрывно связанные сущности. Внедрив Microsoft Dynamics AX, мы создали в компании единое бизнес-пространство. Это дает каждому сотруднику достоверную оперативную информацию для построения отчетности, принятия управленческих решений".
В результате проекта возросла эффективность бизнеса за счет повышения эффективности различных подразделений холдинга и всех бизнес-процессов.
Среди важнейших результатов проекта Сергей Сироклин отмечает появление в отделе продаж возможности отслеживать рентабельность реализованной и планируемой сделки по продаже, а также возможность планировать сроки резервов продукции. Также была разработана система оценки эффективности трудовой деятельности персонала, а отдел маркетинга получил в свое распоряжение инструмент для построения аналитической статистики.
"Используя модуль управления грузами, позволяющий отслеживать статус груза, мы смогли вести учет затрат по каждой поставке, по каждой машине и формировать правильную учетную стоимость товара в разрезе партии, – говорит г-н Сироклин. – Теперь у нас есть четкая карта формализованных бизнес-процессов, и это значительно повысило прозрачность и управляемость компании. Внедрение системы привело и к значительному повышению стоимости бизнеса в целом".
"Сегодня мы продолжаем сотрудничество с Columbus IT по развитию нашей бизнес-модели. Мы накопили опыт работы с этой компанией, уже знаем ее консультантов, методологию работы. Мы нашли партнера, который будет для нас не только партнером по внедрению ERP, но и консультантом по поддержке бизнеса".
Следующей, после автоматизации логистики, задачей стало создание ИТ-решения по управлению кадрами. В настоящее время учет кадров и расчет заработной платы ведутся в разных системах, что создает сложности при консолидации данных по персоналу. Проект по созданию решения для управления кадрами является частью глобального процесса автоматизации управления финансами в компании "Эгопласт".
По итогам проекта "Эгопласт" пополнит число компаний, наиболее полно использующих возможности Microsoft Dynamics AX для управления персоналом. В компании будут внедрены все три функциональных модуля, предусмотренных в системе для кадрового менеджмента: модуль "Управление персоналом", решающий такие задачи, как планирование мероприятий, направленных на повышение лояльности сотрудников, продвижение и профессиональное развитие персонала, наем персонала; модуль "Кадровый учет" (учетная информация, соответствие требованиям российского законодательства); модуль "Расчет заработной платы". В настоящий момент в компании работает порядка 200 сотрудников, и в ближайшее время это число может существенно увеличиться. В связи с этим, одним из основных требований, предъявляемых к будущему ИТ-решению, является наличие значительного "запаса прочности" по масштабируемости и производительности.
"Мы готовы к дальнейшему росту и продолжаем развивать полученное решение", - отмечает г-н Сироклин. – Сегодня мы ведем в своем роде уникальный проект по автоматизации кадров, по итогам которого будут автоматизированы все бизнес-процессы по кадровому менеджменту, управлению персоналом, по оценке компетенции, подбору персонала и т.д. Помимо "внешних" проектов мы ведем параллельно внутренние проекты по открытию веб-магазина и наших новых веб-сайтов на основе базы данных единой информационной системы. На 2007 год запланирован проект по внедрению модуля CRM, нацеленный на повышение эффективности работы отдела продаж".
Говоря о результатах внедрения, г-н Сироклин отмечает, что ожидания от проекта совпали с действительностью во многом благодаря тому, что руководство компании было заинтересовано во внедрении, а это – один из ключевых факторов успешности любого проекта.
Захаркина Ольга / http://www.cnews.ru
