На земле и под землей

Внедрение современного подхода к управлению трудовыми ресурсами может потребовать построения систем управления персоналом, реинжиниринга ряда процессов и процедур, унификации нормативно-справочной информации, унификации видов оплат и удержаний, унификации порядка и методологии бухгалтерского и налогового учета и т. п. Весь спектр этих задач может быть решен с помощью системы управления персоналом. В целях оптимизации процессов кадрового учета и расчета заработной платы в ГУП «Петербургский метрополитен» была внедрена современная автоматизированная система управления кадрами, интегрируемой в существующую инфраструктуру, — системы «БОСС-Кадровик».

«Петербургский метрополитен» сегодня — это одно из крупнейших предприятий транспортной отрасли России. Ежедневно три с половиной тысячи поездов петербургского метро перевозят 2,5 млн. пассажиров. Обеспечением бесперебойной работы метрополитена, обслуживанием магистральных линий, 59 станций, 6 эксплуатационных депо, подвижных составов и пассажиров занимается 18 000 человек.

В состав метрополитена входит 28 структурных подразделений — управлений, которые сформированы по функциональному назначению:

эксплуатационные (службы, обеспечивающие перевозку пассажиров);
службы, оказывающие услуги для бесперебойной работы метрополитена (ремонтные, автобаза, служба ИТ);
службы, оказывающие услуги сотрудникам метрополитена и горожанам (службы социальных объектов и общественного питания).
Все службы рассредоточены по городу.

Основными задачами в области управления персоналом на момент выбора системы были:
управление подготовкой и аттестацией персонала на право производства работ, связанных с безопасностью эксплуатации электротранспорта и пассажироперевозок;
повышение эффективности деятельности предприятия за счет оптимизации управления трудовыми ресурсами, применения современных кадровых процедур, обеспечивающих оценку, развитие, мотивацию и расстановку персонала;
снижение издержек на персонал, оптимизация кадрового учета и расчета заработной платы;
создание и поддержание единой политики управления трудовыми ресурсами в рамках предприятия и критериев мониторинга их состояния.
Решение поставленных задач руководству метрополитена и специалистам ВЦ виделось в приоритетном внедрении современных информационных технологий автоматизации HR-менеджмента, а именно — создании автоматизированной системы управления персоналом.

До внедрения системы «БОСС-Кадровик» на «Петербургском метрополитене» были внедрены и эксплуатировались системы:
учета кадров и расчета заработной платы (СУБД Clipper);
табельного учета и статистики (СУБД Foxpro);
бухгалтерского и налогового учета («1С-Предприятие»).
Работа с системами осуществлялась на локальных рабочих местах в каждом из 28 структурных подразделений с последующей передачей сводных данных в управление, причем в каждом из подразделений была собственная служба кадров и система расчета заработной платы.

Причинами поиска нового программного продукта стали недостатки действовавших на тот момент систем:
неоднородность программных средств, требовавшая для их сопровождения большого количества персонала;
моральное старение программных продуктов, не дававшее возможности объединить их в единую систему;
сложность модернизации оборудования из-за проблем совместимости со старым ПО;
сложность разработки выходных форм на уровне современных офисных приложений.
Требовалась система, позволяющая оптимизировать бизнес-процессы управления персоналом в крупной организации с территориально-распределенной структурой. При этом система должна была быть гибкой и легко настраиваемой, с возможностью разработки и добавления пользовательских процедур, выходных форм и отчетов, допускающей разграничение прав доступа между пользователями. В пользу тиражного продукта говорило требование оперативной поддержки изменений действующего законодательства и изменения версий системного ПО. Кроме того, непременным требованием была возможность без значительных трудозатрат осуществлять интеграцию с существующей информационной системой предприятия.

Новая система должна была полностью автоматизировать функции учета кадров, ведения штатного расписания, налогового учета, учета отчислений в Пенсионный фонд России, а также поддерживать расчет заработной платы, табельный учет, планирование ФОТ и управление кадровыми процессами (аттестация и управление допусками персонала).

Шаг за шагом
Выбор осуществлялся между тремя системами: «1С-Предприятие», HR-модуль SAP R/3 и «БОСС-Кадровик». В пользу «Кадровика» был опыт работы с ним (на метрополитене в период с 1998 по 2003 гг. были внедрены и успешно эксплуатировались модули «Учет кадров» и «Штатное расписание»), наличие подробной документации и соответствие всем требованиям руководства и ИТ-специалистов.

Система «БОСС-Кадровик» имеет следующую функциональность: в рамках единой системы управления персоналом реализована учетная часть (УВК — учетно-вычислительный контур), штатно-кадровый контур, табельно-зарплатный контур, контур организационного менеджмента (учет персонала, учет труда, расчет зарплаты), контур управления кадровыми процессами (обучение, оценка, аттестация, подбор и т. п., вплоть до управления мероприятиями).

Контур анализа кадровых процессов (АКП) — это типичный модуль кадровой системы, основанный на OLAP-функциональности, который позволяет получать отчеты по любым срезам для анализа и принятия управленческих решений. В этом контуре заложена возможность настройки базы знаний, анализа отклонений процессов от их нормативных значений.

«В последнее время наметилась тенденция на индивидуализацию ПО. Поэтому система „БОСС-Кадровик“, с одной стороны, является тиражным решением, а с другой — высокоуровневой HRM-платформой (Human Resource Management) для создания индивидуальных решений, учитывающих специфику конкретного заказчика, — говорит Евгений Кучик, генеральный директор компании „БОСС. Кадровые системы“. — Интегрированная среда разработки предоставляет все интерфейсы настройки, перепрограммирования, разработки дополнительных приложений и функциональности, причем глубина доработок может варьироваться: от изменений в рамках сохранения версионности до полной модификации системы».

Система гарантированно сопровождается в РФ по законодательной базе.

Решение о внедрении системы в «Петербургском метрополитене» приняли в начале 2004 года. В соответствии с методологией, все работы по проекту были разбиты на три крупных этапа: обследование предприятия, составление задания на создание системы и настройка.

«Для успешного создания системы управления персоналом необходимо знать предметную область, знать возможности решения и уметь его настраивать, — говорит Михаил Гусев, заместитель генерального директора компании „БОСС. Кадровые системы“. — Но этого недостаточно. Непременным условием успеха является наличие оптимальной методологии внедрения. Параллельно с созданием автоматизированной системы управления мы разрабатывали методологию ее внедрения. На сегодняшний момент методология полностью сформирована. Это методология BOSS Express Implementation (BEI), в которой сконцентрирован накопленный опыт (что надо настраивать) и знания (что можно настраивать и как). Применение BEI позволяет обеспечить быстроту получения результата, спланировать загрузку персонала организации-заказчика и минимизировать риски».

Прежде всего, было произведено обследование метрополитена — первичное ознакомление с его организационной структурой и бизнес-процессами. На основании данных, полученных в ходе обследования, была выбрана архитектура информационной системы, намечен перечень и количество необходимых рабочих мест, создана спецификация работ и услуг, которые необходимо было выполнить и предоставить в ходе проекта.

Частные технические задания (ЧТЗ), необходимые для настройки системы, включали подробные описания:

начальной конвертации данных в согласованных форматах;
настройки штатно-кадровых модулей;
настройки справочников модуля «Расчет зарплаты»;
конфигурирования рабочих мест и настройки разграничения прав доступа;
разработки дополнительных выходных форм;
разработки формата бухгалтерских проводок (с учетом согласованной аналитики);
разработки режимов совместного функционирования с другим программным обеспечением, используемым в организации.
Практически в каждом проекте возникает потребность конвертирования унаследованных данных для их размещения в новой системе. В данном случае это были текущие и архивные данные по персоналу. Этот этап тоже выполнялся в соответствии с методологией BEI.

«Обязательным элементом выполнения работ является протоколирование настроек. При решении задач внедрения системы надо постараться остаться в рамках тиражной версии, — подчеркивает Михаил Гусев. — Иначе разработчик не сможет заниматься поддержкой системы. Поэтому протокол настроек содержит две части. В первой отражаются настройки, которые требуют модификации после обновления системы, во второй — настройки, не требующие обновлений. Это дает заказчику возможность, оставаясь в рамках тиражной версии, максимально учитывать специфику своего бизнеса».

Для того чтобы настройки соответствовали реальным потребностям предприятия, была обучена сводная группа специалистов ИТ-службы метрополитена. В рамках этого краткого курса они получили общее представление о функционале системы и об основных приемах работы с ней. Параллельно проводилось интервьюирование специалистов, которым предстояло работать с системой в будущем. В результате в ТЗ были внесены уточненные данные по настройке системы.

Метрополитен должен обеспечивать бесперебойную и безаварийную перевозку пассажиров. Сбой в одной из управляющих систем может повлиять на жизнь многомиллионного мегаполиса. Поэтому при переходе на сложную систему, особенно при большой численности пользователей, решающую роль играет координация работы специалистов поставщика и заказчика. «Сотрудники ВЦ имели за плечами огромный опыт создания и эксплуатации информационных систем, и обширные знания в предметной области, а специалисты поставщика досконально знали все возможности системы, — говорит Игорь Богомолов, начальник отдела труда и зарплаты „Петербургского метрополитена“. — Благодаря такому удачному сочетанию мы смогли в короткие сроки правильно настроить систему».

Основной целью следующего этапа — начального периода эксплуатации — являлась подготовка системы и пользователей к промышленной эксплуатации. В этот период происходила адаптация пользователей при переходе со старой системы на новую, производилась донастройка справочников, выверка и ввод недостающих данных, отработка приемов работы, оптимизация распределения обязанностей и сбор замечаний. «На данном этапе зачастую происходит реинжиниринг бизнес-процессов и пересмотр функциональных обязанностей сотрудников, — замечает Михаил Гусев. — „Петербургский метрополитен“ тоже не стал исключением. В процессе внедрения системы была преобразована служба кадров и расчета заработной платы. Изменения затронули как структурную организацию службы — она была централизована, так и ряд бизнес-процессов».

В рамках проекта проводилось обучение ИТ-специалистов заказчика и пользователей. По мнению Михаила Гусева, «обучению необходимо уделять особое внимание, поскольку одно из условий успешного запуска системы — умение пользователей работать в ней. Поэтому мы старались донести до специалистов заказчика понимание ключевых факторов успешного обучения:
четкая организация (опережающие приказы, списки групп с учетом профилей подразделений и функциональных обязанностей, график занятий, назначение ответственных);
внутренняя мотивация обучающихся (раннее официальное оповещение, опережающее предоставление материалов, приказ по предприятию, освобождение от функциональных обязанностей, контроль посещаемости, журнал занятий, сертификация);
техническое обеспечение (помещение, технические средства, ПО)».
Первый расчет заработной платы в одном из структурных подразделений был произведен в июле 2004 г., а с августа 2004 г. эта функция была распространена на все предприятие. Система, охватывающая около 200 рабочих мест, была введена в промышленную эксплуатацию.

Еще одной вехой проекта стала интеграция «БОСС-Кадровика» с системой mySAP ERP. «Данные кадровой системы необходимы для решения практически любой задачи, — рассказывает Елена Котова, заместитель начальника службы ИТ „Петербургского метрополитена“. — Поэтому в рамках второго этапа встала задача интеграции системы „БОСС-Кадровик“ с рядом информационных систем, используемых на метрополитене, в частности с собственными узкоспециализированными программными комплексами».

«Система управления персоналом должна являться неотъемлемой частью комплексной информационной системы любого предприятия, — говорит Евгений Кучик. — Для этого должны быть обеспечены средства ее интеграции с любым внешним ПО. Разработчиками системы „БОСС-Кадровик“ создан УИС (универсальный интерфейс связи), который и является таким средством».

Для интеграции двух систем на основе УИС были разработаны два интерфейса — один для передачи данных по результатам расчета заработной платы из «БОСС-Кадровика» в mySAP ERP, чтобы формировать отчетность по затратам на заработную плату в разрезе подразделений, отделов и т. д., второй — для передачи из mySAP ERP в «БОСС-Кадровик» аналитической информации по затратам на зарплату.

Итоги

Внедрение системы «БОСС-Кадровик» велось в рамках процессов управления персоналом, состоящих из двух крупных блоков: учета персонала и расчета заработной платы.

Учет персонала предполагает:

составление штатного расписания;
ведение табельного учета;
учет затрат на персонал;
ведение отчетности для передачи в органы государственного управления.
Контур учета персонала внедрялся первым, а следующим этапом стало внедрение учетно-вычислительного контура (УВК) ПС «БОСС-Кадровик», в рамках которого автоматизировался расчет заработной платы 18 000 сотрудников и полный учет их рабочего времени.
С внедрением двух модулей была практически полностью решена задача оперативного управления персоналом. 28 служб персонала метрополитена начали работать в одной системе. Интеграция со специализированными учетно-расчетными системами и mySAP ERP позволила решить одну из самых сложных задач в сфере кадровой автоматизации— централизованный расчет заработной платы по большому числу групп персонала с использованием многофакторных алгоритмов расчета сдельной заработной платы. Были централизованы также функции бухгалтерии. Раньше настройки по налогам производили бухгалтеры каждого из 28 структурных подразделений, действуя по своему собственному усмотрению, из-за чего возникали расхождения. Внедрение единой системы позволило производить расчеты по единой методике. Таким образом, централизация существенно снизила налоговые риски.
«БОСС-Кадровик» заменил свыше 10 заказных и собственных систем.

На данный момент в метрополитене введены в промышленную эксплуатацию модули «Учет кадров» и «Штатное расписание» в полном объеме (2000 г.), модули «Расчет зарплаты» и «Учет в ПФР» (август 2004 г.). Произведена интеграция с системой mySAP ERP. Осуществляется внедрение модуля «Табельный учет» (охвачено 80% персонала) и подготовка к опытной эксплуатации модуля «Учет кадровых процессов».

Остановка по требованию
Предыдущие этапы обусловили необходимость дальнейшего развития системы.
В начале 2005 года основной задачей, для решения которой требовалась ИТ-поддержка, стала аттестация персонала. От деятельности большинства сотрудников метрополитена зависит безопасность пассажиров, поэтому к персоналу предъявляются специфические требования, закрепленные в 19 нормативных документах. Специфика требований к персоналу отражена в:
отраслевых требованиях в области промышленной безопасности;
правилах устройства и безопасной эксплуатации эскалаторов;
межотраслевых правилах по охране труда (правилах безопасности) при эксплуатации электроустановок;
правилах устройства и безопасной эксплуатации стационарных компрессорных установок, воздухопроводов и газопроводов;
правилах устройства и безопасной эксплуатации сосудов, работающих под давлением и т. п.
Специалисты метрополитена сформулировали ключевые требования к соблюдению правил безопасности:
обучение, аттестация и переаттестация персонала должны проводиться с определенной периодичностью, установленной законодательством;
по результатам аттестации должен осуществляться допуск персонала к производству работ.
«Когда был создан классификатор допусков, выяснилось, что для одного работника требуется аттестация по 4–5 пунктам, — рассказывает Игорь Богомолов. — Вручную отслеживать сроки прохождения аттестаций крайне сложно, поскольку разные допуски предоставляются на различные временные периоды, а количество сотрудников, подлежащих аттестации, превышает 7 000 человек».

Система должна была решать следующие задачи:
формировать указание для штатных должностей, подлежащих подготовке и аттестации;
создавать перечень обязательных требований к аттестации и мероприятий по ее проведению;
включать работников, подлежащих аттестации, в данное мероприятие, уточнять списки сотрудников;
формировать описание аттестационных мероприятий, в том числе и групповых;
генерировать рассылку необходимой информации по мероприятиям;
фиксировать результаты аттестации и формировать списки аттестованных и неаттестованных сотрудников.
Для решения этих задач был создан блок аттестации. Аттестация проводится на основе квалификационных навыков по профилю должности сотрудника. В системе формируется перечень необходимых допусков и, соответственно, мероприятий по их подтверждению или обучению необходимым навыкам. Далее формируется и уточняется список работников, подлежащих данной процедуре аттестации. Результаты оценок аттестации фиксируются в системе и подвергаются анализу. Сотрудник (в случае положительной оценки) получает допуск, в случае первичной сдачи с неудовлетворительной оценкой направляется на пересдачу, а в случае неудовлетворительной оценки при повторной сдаче — лишается допуска.

«Контроль своевременной проверки знаний и допусков работников, связанных с безопасностью движения — один из основных моментов в работе персонала метрополитена, — говорит Михаил Гусев. — Однако допуски не являются уникальной особенностью метрополитена, практически на каждом крупном предприятии производится аттестация персонала на допуск работы с электрооборудованием, подъемными механизмами, на знание правил охраны труда и пожарной безопасности. Поэтому созданный модуль будет востребован практически любым заказчиком».

Перспективы
На сегодняшний день в системе работает 200 пользователей:
штатное расписание: 40 рабочих мест;
учет кадров: 40 + 28 (на чтение);
расчет заработной платы: 32;
ОТиЗ и табель: 50;
управление кадровыми процессами: 10.
Внедрение системы позволило провести реструктуризацию кадровой службы и повысить эффективность ее работы.

Дальнейшее развитие системы предполагает:
освоение и адаптацию модуля «АРМ руководителя»;
разработку и внедрение модуля «Планирование фонда оплаты труда»;
создание функционала тестирования персонала и кандидатов на вакантные должности для внешнего и внутреннего подбора персонала;
дальнейшую интеграцию с системой mySAP ERP. Сейчас из финансового модуля системы «БОСС-Кадровик» передаются только итоговые данные. В дальнейшем предполагается передавать и данные по учету рабочего времени персонала, чтобы иметь возможность производить анализ эффективности работы в рамках отдельных подразделений, бизнес-процессов и по всему предприятию в целом.

http://www.cio-world.ru