Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для управления процессами создания, обработки и хранения документов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства — проще говоря, в идеале СЭД позволяют полностью избавить организацию от бумажных документов и перейти исключительно к электронным. Компанию, полностью работающую на СЭД, представить в наше время сложно, и скорее всего, в течение ближайших пяти лет таких примеров на местном рынке не появится, однако частично использовать СЭД в бизнесе многие компании начинают уже сегодня. В основных особенностях систем электронного документооборота вместе с интеграторами СЭД разбиралась корреспондент «КС» КСЕНИЯ КАРТАШОВА.
Системы электронного документооборота только за счет упрощения работы персонала с документами позволяют повысить эффективность управления компанией на 30–40%«Несмотря на то что фразу «системы электронного документооборота« произносят не один десяток лет, рынок в Сибирском регионе по сути только формируется», — говорит руководитель направления ECM-систем компании «Утилекс АйТи« (Новосибирск) Антон Солдатов. — Все больше современных менеджеров пытаются использовать процессную модель в управлении своим бизнесом. И если пять лет назад в центре внимания были системы автоматизации работы канцелярии и электронные архивы, то сейчас растет популярность систем автоматизации самих бизнес-процессов, в том числе и документооборота».
На конец прошлого года, по данным аналитиков Cnews (Москва), объем рынка СЭД составлял порядка $120–160 млн. Прогнозы его прироста весьма внушительны — к 2007 году возможно увеличение оборотов более чем в два раза.
Электронный документооборот позволяет значительно рационализировать деятельность компании. К примеру, исчезают трудности, возникающие при работе с бумажными документами, такие как медленный поиск необходимых документов, проблематичность отслеживания их движения, длительность сроков подготовки и согласования документов, сложность в организации документооборота, при условии, что с одними документами одновременно работают несколько пользователей.
Директор новосибирской компании «АльфаТех плюс» Владимир Зиновьев, говоря об эффективности внедрения электронного документооборота, называет следующие цифры: производительность управления деловыми процессами увеличивается на 30–40%, примерно на столько же сокращаются общие расходы, связанные с обработкой бумажных документов, скорость реагирования на клиентский запрос увеличивается вдвое (за счет уменьшение времени доступа к требуемой информации), а время поиска информации сокращается на 90%. Кроме того, по данным Ernst & Young, введение СЭД позволяет на 25–75% сократить общее количество бумажных документов в компании.
«Помимо уменьшения потерь рабочего времени сотрудников, руководство получает инструмент контроля за своевременным исполнением поручений«, — замечает менеджер по продажам «БК-Софт» (Новосибирск) Антон Тимофеев.
Делопроизводство может относится как к общим административным вопросам управления предприятием (общее делопроизводство), так и к определенным функциональным областям (специальное делопроизводство), таким как кадры или финансы. По сферам применения различают бухгалтерский, административный и технологический документооборот. На сегодняшний день существует множество моделей СЭД, ориентированных на разные делопроизводственные сферы. Необходимость досконально осваивать специфику СЭД обуславливает специализацию компаний, занимающихся их внедрением, на том или ином типе документооборота. С одной стороны, это обстоятельство существенно сужает круг потенциальных клиентов. Но с другой — имеет и свои плюсы. Так, Антон Солдатов уверен, что фокусировка компании-внедренца на определенной специфике (например, делопроизводство для девелоперских компаний) позволяет выделиться среди конкурентов, накопить более детальные знания в определенной области и создать тиражируемое отраслевое решение.
«Для организации системы не имеет большого значения, какой из типов документооборота внедряется на предприятии, поскольку технически это осуществляется в принципе по единой схеме: на уровне сети прописываются все пользователи, и в согласовании с их правами осуществляется проводка документов в тех формах и бланках, что приняты на предприятии», — объясняет Владимир Зиновьев. А господин Тимофеев отмечает, что ситуации, когда необходимо связывать несколько типов документооборота (например, знакомить сотрудников с бухгалтерским отчетом через административный документооборот), нередки, так что разделение документооборота иногда бывает весьма условным.
Программная часть СЭД состоит из условных блоков, в каждом из которых система должна выполнять ряд специфических бизнес-задач. Программные продукты, на основе которых впоследствии создаются внедренческие решения, тоже классифицируют по направленности на реализацию задач определенного звена делопроизводства:
* архив и картотека документов (функционал, отвечающий за хранение, работу с версиями, поиск, управление доступом к электронным документам);
* канцелярия или общее делопроизводство;
* блок автоматизации контроля исполнения документов (контроль качества результата, отчетность по исполнительской дисциплине);
* блок управления и моделирования бизнес-процессов (Workflow);
* средства коллективной работы(GroupWare);
* средства публикации и управления документами на корпоративных web-ресурсах (Web-content management).
Помимо этого, существуют так называемые комплексные платформы, решающие вышеперечисленные задачи: DocsVision, Directum, Hummingbird, «Евфрат» и т. д.
«Выделяют продукты, созданные на основе IBM Lotus Notes/Domino, на основе Microsoft Exchange Server, а также самостоятельные продукты, например, Documentum, — комментирует Антон Тимофеев. — Однако наибольшее распространение получили продукты на платформе Lotus, в первую очередь благодаря более широкому выбору».
При появлении в компании СЭД в программном исполнении необходимо приведение оборудования в соответствие требованиям системы. Во-первых, нужно создать хранилище электронных ресурсов большого объема, для чего используются различные виды накопителей (RAID-массивы, магнитооптические и DVD-библиотеки, ленточные накопители). Во-вторых, требуются средства потокового сканирования. В-третьих, для автоматической авторизации пользователей, использования электронной подписи и шифрования документов могут потребоваться носители электронных сертификатов, самыми распространенными из которых являются смарт-карты и USB-токены. Компания OKI, как рассказал ее представитель в Сибирском регионе Андрей Усольцев, предлагает на рынке интересное решение для СЭД — ручку, которая запоминает всю информацию, написанную ей, и затем передает ее в ПК. «Такое решение может быть неким связующим звеном между традиционным бумажным документооборотом и электронным», — подчеркивает Андрей Усольцев.
По словам ряда интеграторов, внедрение СЭД актуально для любого развивающегося предприятия независимо от размеров бизнеса. Тем не менее основной особенностью компаний-заказчиков СЭД является большой и постоянный поток разного рода документов. В качестве примеров называются банки, страховые компании, конструкторские бюро, заводы, больницы, операторы телекоммуникационных услуг, добывающие предприятия, организации государственного сектора (прокуратура, администрации территориальных образований).
Одним из возможных вариантов начала работы с СЭД может быть самостоятельное внедрение системы специалистами клиента. Другим вариантом является заказ на внедрение уже готовой системы или же разработки специализированного под нужды конкретной компании решения.
Кроме покупки (или заказа) СЭД, не меньшее значение имеет возможность приобретения заказчиком технической поддержки системы и курса обучения сотрудников. Владимир Зиновьев обращает внимание но то, что стоимость программного обеспечения СЭД зависит от того, кто является поставщиком системы. Так, европейская разработка стоит порядка 750 тыс. руб. за 50 рабочих мест, в то время как разработка российской компании — порядка 300 тыс. руб.
В конечном итоге стоимость внедрения СЭД определяется сложностью поставленных перед проектом задач, сложностью бизнес-процессов заказчика, количеством сотрудников и даже принятой в компании моделью управления. Основными же составляющими стоимости проекта являются предпроектное обследование, расходы по закупке лицензий на программное обеспечение и стоимость обучения пользователей. В среднем, по данным Антона Тимофеева, стоимость внедрения СЭД колеблется в размере $30–70 тыс.
Интеграторы отмечают, что некоторые проблемы при внедрении СЭД связаны с человеческим фактором. А именно необходимостью ломать устоявшийся и привычный для сотрудников старый режим работы вручную. Считается, что для успеха всего предприятия необходима сильная заинтересованность в этой затее руководства, с тем чтобы инициатива в продвижении новшества была «сверху». Одним из возможных способов здесь является запрет для регистратора документов принимать бумаги, не созданные в СЭД и не прошедшие соответствующих этапов маршрутизации.
Однако административных мер не всегда бывает достаточно. Важно подготовить персонал компании, т. е. сформулировать цели внедрения СЭД, создать ролевые инструкции с описанием того, что должен делать сотрудник в отношении каждого документа, с которым он работает. Таким образом, внедрение СЭД не ограничивается закупкой лицензий на ПО и соответствующего оборудования, а включает в себя разработку целого комплекса мер, направленных на популяризацию среди сотрудников компании новой системы работы.
http://com.sibpress.ru
