Компании, которая решила внедрить у себя ERP-систему, необходимо заранее определить рамки проекта с позиций оптимального соотношения его стоимости, сроков выполнения и качества. Нередко принимается решение о сужении функциональных рамок и «фрагментарном» внедрении ERP, что снижает эффективность системы. Для того чтобы уменьшить стоимость, сроки внедрения и при этом создать именно интегрированную систему, производители программного обеспечения ERP предлагают сегодня предварительно настроенные, «типовые» отраслевые решения.
Парадокс заключается в том, что многие руководители ИТ-подразделений отечественных предприятий, живя в век OLTP, OLAP-технологий, ERP-систем и стандартов CALS, по-прежнему оценивают объем задач информатизации управления предприятием «по частям», в виде набора систем автоматизации цеха, склада, бухгалтерии и т. д. В результате процессы информационной интеграции управления предприятием тормозятся.
Вместе с тем, создание интегрированной, целостной информационной системы, которая позволяет автоматизировать «сквозные» бизнес-процессы предприятия, охватывающие все аспекты его деятельности, — задача сложная, трудоемкая, сопровождающаяся высокими рисками и требующая значительных временных и финансовых затрат. Поэтому поставщики программных решений и компании — консультанты по созданию информационных систем сегодня направляют усилия на то, чтобы оптимизировать стоимость, сроки и качество реализации ИТ-проектов и одновременно заложить основу для создания интегрированной информационной среды предприятия.
В области ERP ответом на такого рода потребности клиентов стала концепция «типовых решений», включающих набор информационно интегрированных функций, внедряемых в заданной последовательности — от базовых функций, через последующее развертывание более сложных функций, к бизнес-аналитике и контроллингу. Поставщики ERP-решений сегодня предлагают предварительно настроенные системы, реализующие эталонные отраслевые модели бизнес-процессов. Например, компания SAP недавно анонсировала новую стратегию внедрения своих продуктов, основанную на применении «пакетированных решений». Основной идеей таких решений является предоставление предприятию возможности максимально быстро начать использование ERP-системы в ключевых областях деятельности: в управлении производством, снабжением, сбытом, финансами.
Пакетированное решение фактически обеспечивает предварительно настроенную интеграцию процессов. Оно содержит реализацию «сквозных» бизнес-процессов предприятия на основе передового опыта и дает возможность получить заранее известную цепочку связей между различными функциями системы.
Например, срок внедрения пакетированного решения SAP декларируется в размере 14 недель. Такая возможность, действительно, существует, но чтобы ее реализовать, предприятию необходимо провести довольно серьезные подготовительные работы. Этот подготовительный этап включает не только три недели, заложенные методологией ASAP Focus на детальную подготовку контракта, но и так называемую «предконтрактную» стадию. Задачи предприятия на этом этапе связаны, прежде всего, с тем, что подход «типовых решений» предполагает четкое определение рамок проекта до его старта. Для этого заказчику предлагается проанализировать соответствие преднастроенных моделей бизнес-процессов специфике деятельности собственного предприятия. При выявлении отклонений уточняется объем необходимых доработок и принимается решение о готовности к использованию предлагаемых процессов.
Кроме того, предприятие должно определить ответы на десятки «традиционных» вопросов: имеется ли достаточно квалифицированный персонал для формирования команды внедрения? Какие работы по проекту будут выполняться самостоятельно, а какие — силами привлекаемых консультантов? Приемлем ли для предприятия бюджет проекта? Каковы основные риски? Есть ли примерный план внедрения? Какие функциональные направления наиболее важны для бизнеса? Каковы ключевые показатели эффективности проекта? Как цели проекта связаны со стратегическими задачами бизнеса? Какими сроками на внедрение располагает предприятие? Какое время необходимо зарезервировать на техническую и организационную подготовку проекта? И многие другие.
Необходимо еще до начала проекта решить, как внедряемая система будет развиваться дальше. Если выдержать срок внедрения в 14 недель, за это время предприятие не успеет сильно измениться, что, безусловно, будет способствовать успеху проекта. Однако внедрение «типового» решения позволяет, по существу, только начать проект по созданию интегрированной корпоративной системы управления. Впоследствии компания, как показывает практика, продолжает развивать как ERP-систему, так и специализированные системы (САПР, системы управления документами и др.), и встает вопрос их интеграции. Любые крупные изменения в управлении предприятием, в его организационной структуре также требуют соответствующих изменений информационной системы управления. Поэтому целесообразно заранее оценить и учесть возможности развития, масштабирования, доработки системы и связанные с этим риски.
Таким образом, предпроектная стадия требует серьезной комплексной работы по подготовке предприятия к внедрению системы, в состав которой также входят подготовка менеджеров предприятия, определение стратегий управления проектом, техническая подготовка, организационная подготовка (включая определение структуры управления проектом, выделение приоритетных целей и задач проекта), разработка мотивации персонала, участвующего в проекте, создание собственной профессиональной проектной группы. На этом этапе серьезную помощь предприятию может оказать компания — консультант по внедрению. В дальнейшем это позволяет обеспечить высокое качество реализации проекта, запланировать необходимые ресурсы и, в конечном итоге, выдержать сроки.
Тем не менее, пакетированное решение предоставляет целый ряд преимуществ, связанных как со снижением рисков проекта, так и с сокращением целого спектра работ по внедрению, что сокращает сроки и снижает стоимость. Рассмотрим подробнее варианты организации внедрения, которые может применять компания, выбравшая пакетированное решение.
Наш опыт внедрения ERP-систем свидетельствует, что стратегии внедрения систем такого класса можно свести к трем основным типам.
Стратегия «большого взрыва». При таком подходе предприятие осуществляет запуск одновременно большого количества функций системы и, соответственно, «вытеснение» большого числа использовавшихся ранее приложений или автоматизацию операций, ранее исполнявшихся вручную. С точки зрения сроков внедрения ERP-системы в широкой функциональности такой подход может принести определенный выигрыш, но обычно он сопровождается существенными рисками для бизнеса и требует от предприятия значительных трудовых и финансовых ресурсов. Пакетированное решение при выборе такой стратегии запуска обеспечивает экономию ресурсов (по сравнению с традиционным использованием полнофункционального, предварительно не сконфигурированного ERP-продукта), а также повышает предсказуемость результата проекта, поскольку в таком решении уже заложена базовая модель компании, которая может быть реализована в относительно короткие сроки.
«Внедрение по функциям» (или «внедрение по модулям»). Это довольно распространенная стратегия внедрения, предполагающая определение некоторой функциональной области бизнеса, которая будет автоматизирована в первую очередь и где ожидается сразу получить ощутимый эффект. Такой областью может быть управление персоналом, управление финансами, управление материально-техническим снабжением и т. п. Обычно этот подход сопровождается рисками, связанными с тем, что при изолированном внедрении модулей недостаточно точно будут продуманы межфункциональные связи, и при развитии системы возникнут проблемы интеграции модулей. Пакетированное решение гарантированно обеспечивает согласованность межфункциональных связей и дает ясные перспективы дальнейшего расширения функций системы.
«Внедрение по процессам». Эта стратегия предполагает выбор функциональной области и всей цепочки связанных с ней бизнес-процессов, что обеспечивает автоматизированное выполнение определенной бизнес-задачи. В качестве пилотного участка могут быть выбраны, например, разработка и производство какой-либо конкретной группы продукции и связанные с этим процессы управления материально-техническим снабжением, производством, сбытом, расчеты с поставщиками, покупателями и пр. При выборе этой стратегии пакетированное решение также обладает преимуществами: оно содержит конкретные сценарии выполнения процессов, и эти сценарии, по сути, и являются готовыми стратегиями внедрения по процессам.
Таким образом, с нашей точки зрения, пакетированное решение не противоречит ни одной из стратегий внедрения, при этом позволяет снизить ряд рисков проекта, обеспечивая быстрый старт, возможность дальнейшего развития и масштабирования системы.
Хотелось бы отметить, что практически во всех проектах внедрения ERP-систем на первом этапе консультанты решают целый ряд задач, которые в пакетированном решении уже изначально реализованы. Так, команда проекта обычно тратит значительное время на обоснование корректности составленных списков базовых бизнес-процессов, которые должны быть автоматизированы, описаний реализации этих процессов в ERP-системе, очередности автоматизации бизнес-процессов. В пакетированном решении эти работы, выполняемые обычно с привлечением консультантов, не требуются.
Важным преимуществом, с нашей точки зрения, является возможность с меньшими усилиями и затратами организовать внедрение системы по процессам. В своей практике мы всегда рекомендуем сегментацию проекта, которая подразумевает разработку и внедрение прототипа системы на первой стадии. Понятно, что предприятию необходимо планировать и закладывать в проект решение всех ключевых задач, которые могут быть эффективно реализованы системой, однако реализация крупномасштабного проекта может затянуться. Поэтому мы предлагаем разбивать объект управления на однородные по бизнес-задачам сегменты. Например, при наличии у компании 30 складов, в качестве прототипа можно выполнить полное внедрение системы на одном из складов. При этом охватываются все процессы объекта — учет, движение материалов, материальный учет, отпуск в производство или в сбытовую сеть и т. д., то есть получается замкнутое решение, которое можно затем тиражировать на другие объекты (сегменты). Причем тиражирование на определенном этапе предприятие может выполнять уже силами собственных специалистов. Такой подход дает выигрыш по затратам и срокам внедрения и гарантированно приводит к результату — системе-прототипу, действующей в рамках отдельного сегмента, в которой работают конечные пользователи и которую используют линейные менеджеры предприятия. Пакетированное решение содержит сценарии выполнения процессов, и предприятие может сразу выбрать один из них для своего пилотного проекта.
Наконец, внедрение пакетированного решения дает возможность быстро подготовить специалистов предприятия, которые будут в дальнейшем развивать систему по уже подготовленным моделям управления.
Роль компании — партнера по внедрению при новом подходе
Традиционно, партнеры по внедрению предоставляют предприятию дополнительные ресурсы для выполнения проекта, привносят свой индивидуальный опыт, который часто необходим для реализации проекта в срок и с надлежащим качеством. Опираясь в целом на методологию ASAP, консультанты развивают собственные подходы, позволяющие снизить риски проектов. Опытный партнер может предложить варианты сценариев организации проекта и квалифицированно охарактеризовать их положительные стороны и недостатки, что позволяет выбрать наиболее рациональный путь. Вообще, наш опыт показывает, что начинать работы по внедрению можно только тогда, когда заказчик готов к проведению ряда организационных мероприятий. Мы рекомендуем организовывать профессиональный отдел (подразделение) внедрения и эксплуатации системы, поскольку систему такого класса невозможно внедрять, эксплуатировать и поддерживать исключительно силами конечных (функциональных) пользователей. Лучше всего, когда это подразделение тесно взаимодействует с заинтересованными руководителями и функциональными экспертами. Получившийся в итоге центр компетенции способен не только поддерживать работу системы, но и эффективно ее развивать.
* * *
Использование предварительно настроенных типовых ERP-решений позволяет качественно, с соблюдением сроков и бюджета реализовать не только проект автоматизации, ограниченный узкими функциональными рамками, но и проект внедрения полнофункциональной интегрированной информационной системы. Причем в выборе между альтернативными подходами — внедрять систему фрагментарно или интегрированно — стоит опираться на долгосрочные, стратегические цели развития бизнеса. А от текущего состояния предприятия будет зависеть конкретный план его информатизации. Однако предприятие, нацеленное на развитие, неизбежно должно работать в едином информационном пространстве, и для него альтернативы, на наш взгляд, сегодня нет. Управление предприятием разделять нельзя — только интегрировать!
http://www.cio-world.ru
