ERP-системы становятся реалиями в автоматизации отечественных предприятий. Сегодня по тому, задумывается ли руководитель организации о внедрении той или иной ERP-системы, можно судить о серьезности бизнеса и его масштабах, квалификации и амбициях руководства компании. В настоящее время не у кого наверно не вызовет возражения тезис, что подход к автоматизации предприятия, продемонстрированный ведущими производителями ERP-систем, является, пожалуй, первой удавшейся попыткой построения интегрированной комплексной информационной системы предприятии, преодолевающей сложившуюся годами практику так называемой "кусочной автоматизации".
ERP-системы демонстрируют подход к созданию такой информационной системы, которая состоит не из отдельных, плохо интегрированных между собой приложений, в изоляции решающих отдельные задачи автоматизации деятельности предприятия, но представляет собой единый интегрированный комплекс приложений.
Еще в недавнем прошлом на рынке появлялось множество учетных систем и систем планирования ресурсов под различными аббревиатурами – MRP, CRP, FRP (Material, Capacity, Finance Requirement Planning соответственно), SCM (Supply Chain Management), систем бухгалтерского учета, систем учета кадров. Все они автоматизировали изолированные задачи, возникающие в процессе управления предприятием, опирались на собственные базы данных и справочную информацию, реализовывали специфичный для каждого приложения интерфейс пользователя, предназначались для конкретных пользователей, работающих изолированно. Таким образом, на практике реализовывалась "кусочная" автоматизация, недостатки которой всем хорошо известны.
Однако, со временем, а именно с оформлением концепции MRP II (Manufacturing Resource Planning), на рынке появились продукты, объединяющие в одном интегрированном пакете несколько контуров автоматизации. Правда, первоначально они были предназначены только для автоматизации планирования ресурсов, используемых в производстве, таких, как комплектующие и материалы, загрузка производственных мощностей, необходимые финансы и пр. Вместе с тем, это были уже комплексные системы, в которых различные пользователи, занятые различными операциями, использовали общую базу данных, общие справочники, данные, порождаемые в одном контуре, могли использоваться в качестве справочной информации в другом, существовала возможность построения консолидированных отчетов.
Следующим шагом стало создание систем класса ERP, в которых функции собственно планирования и управления процессом производства дополнились функциями, связанными с бухгалтерским учетом, управлением поставками и продажами, расчетом зарплаты, складским учетом и логистикой и пр. При этом ERP, в отличие от предшествующих систем управления ресурсами, не опирается на формализованные стандарты, и каждый производитель может включать в состав пакетов различные наборы модулей. И вне зависимости от того, набор каких модулей включает та или иная ERP-система, она обеспечивает их интеграцию, что предоставляет возможности качественно нового использования приложений ERP-системы и данных, хранящихся в них.
Все это позволяет компаниям, внедряющим ERP-системы, строить фундамент для создания единой комплексной интегрированной системы управления предприятием и отказаться от множества приложений, функционирующих разрозненно. Так, например, в одной крупной нефтяной компании при комплексном внедрении ERP было ликвидировано более 300 различных приложений.
Тем не менее, в последнее время в прессе стало появляться все больше публикаций о том, что создание информационной системы предприятия не заканчивается внедрением ERP-системы. Высказываются самые разнообразные мнения, начиная от обоснования необходимости интеграции ERP-системы с приложениями для электронной коммерции и системами управления взаимодействия с заказчиками, и заканчивая сравнением ERP-систем с реликтовыми неповоротливыми монстрами.
Почему необходимо заглянуть "за границы ERP"
Анализ подобных претензий позволяет сделать вывод, что автоматизация предприятия отнюдь не заканчивается внедрением ERP-системы.
Системы ERP изначально были ориентированы на решение хорошо формализованных задач, возникающих при автоматизации базовых бизнес процедур традиционных производственных и сбытовых компаний, таких, как финансы, производство и логистика.
Однако при автоматизации предприятий, на которые сориентированы ERP-системы, возникает множество задач, лежащих вне компетенции ее модулей. Это, например, организация различных аспектов документооборота, системы согласования и утверждения документов, создание электронных архивов документов с распределенным доступом, системы контроля исполнения заданий, системы автоматизации процесса формирования бюджетов, автоматизация процессов управления качеством, и многие другие задачи, специфичные для конкретного предприятия.
Для решения перечисленных и подобных им задач необходимо использовать дополнительное программное обеспечение. Более того, использование ERP-систем в организациях проектного типа, бюрократических организациях, в компаниях, специализирующихся в области консалтинга или иных услуг, а также в компаниях постиндустриального сектора, как правило, вообще не имеет смысла.
ERP-системы не ориентированы на автоматизацию плохо структурированных или динамично изменяющихся бизнес процессов, а также процессов, в которых велика доля работы с неструктурированной информацией и существуют возможности модификации процедур в процессе их исполнения. Но именно автоматизация подобных функций становится все более необходимой по мере внедрения современных концепций управления на предприятии, таких как реинжиниринг бизнес процессов, средства управление качеством, обеспечение средств взаимодействия в горизонтальных структурах и средств накопления знаний, обеспечение взаимодействия сотрудников в рамках виртуальной организации и пр.
Давайте кратко рассмотрим функции, которые отсутствуют или недостаточно глубоко реализованы в современных ERP-системах.
- Системы ERP не позволяют реализовать процессный подход к автоматизации.
Пользователь ERP использует для доступа к той или иной информации специализированное рабочее место, например, модуль бухгалтерии, складского учета и пр. Для выполнения того или иного действия (например, фиксации факта отгрузки товара со склада) пользователь должен запустить соответствующий модуль, затем добраться до интерфейса, реализующего требуемую функцию, ввести необходимые данные и зафиксировать операцию.
Такая парадигма соответствует ситуации, когда работник выполняет жестко фиксированный набор типовых действий, и совершенно не подходит для автоматизации труда пользователей, занятых в более сложных бизнес процессах, например, автоматизации работы менеджера любого уровня.
Альтернативой такому подходу является процессный подход к автоматизации, в этом случае система сама следит за необходимостью реализации того или иного участка работ и инициирует работу пользователя при помощи специальной очереди заданий, доставляя в нее необходимые данные и интерфейс для реализации операций и действий.
- Сложность реализации функций, связанных с обработкой файлов документов и слабоструктурированных данных.
Технологии, на которых базируются ERP-системы, ориентированы на работу с хорошо структурированными данными, хранящимися в реляционных базах данных. Однако существует огромное количество задач, связанных с обработкой файлов документов, например, таких задач, как коллективная разработка документов, аннотирование документов, их согласование и утверждение, отслеживание истории их обработки, поиск файлов документов и их версий. Для реализации подобных задач необходимо, чтобы система включала функции ввода документов в систему, сопровождающегося распознаванием текста документов и их индексированием, управления версиями документа, полнотекстовый поиск, функции check-in/check-out контроля, функции доступа документов из приложений Microsoft Office и пр.
Слабоструктурированные данные включают как структурированные, так и неструктурированные элементы, текстовые элементы, файлы документов, изображений, гиперссылки, элементы обсуждений и т.п. Именно такие данные зачастую формируют основной информационный контекст, с которым сталкивается в своей работе менеджер.
- Отсутствие гибкой маршрутизации документов.
Типичной задачей информационной системы предприятия является автоматизация процессов, связанных с согласованием и утверждением документов, а также автоматизация процессов контроля исполнения документов. Используемые при этом схемы маршрутизации довольно разнообразны и содержат в себе как жестко фиксированные маршруты, так и возможности свободной маршрутизации (Ad-hock).
Например, маршрут может подразумевать возможности замещения или переназначения согласующих лиц, делегирование ответственности, назначение альтернативных исполнителей, отказа от исполнения, рассылки документов с указанием приоритетов и пр. Перечисленные возможности практически не реализуемы в рамках технологий, используемых системами ERP.
- В системах ERP последовательность выполнения функций обработки информации жестко зафиксирована, и отсутствуют возможности по ее изменению в процессе обработки.
Это бывает оправдано, например, для обработки финансовой информации и информации, связанной с обработкой заказов. В то же время, часто возникает необходимость внесения гибких схем. Например, накладная, введенная к отгрузке, становится дебиторской задолженностью, что не всегда целесообразно. Однако всего разнообразия схем при настройке системы предусмотреть, как правило, не удается, а гибкие схемы не поддерживаются инструментарием ERP-систем. Подобные схемы могут быть обеспечены с помощью функций Ad-hock (управляемой на лету) маршрутизации, реализованных, например, в системах маршрутизации документов.
- Off-line функции групповых взаимодействий.
При автоматизации реальных бизнес процессов очень часто возникает необходимость добавления так называемые Off-line функций в процесс обработки информации. Отдельные этапы бизнес процессов требуют реализации вне рамок информационной системы предприятия. Примером подобной обработки могут быть действия, производимые на удаленном складе, деятельность агента, находящегося на территории заказчика или в командировке и пр.
Для реализации подобных функций необходимо наличие технологий интеграции с электронной почтой, функции блокировки объектов системы и пр. ERP-системы ориентированы исключительно на работу пользователей системы в режиме подключения к серверу системы.
- Средства гибкого манипулирования данными системы и построения отчетов.
В силу жесткости процессов, автоматизируемых ERP-системами, механизмы предоставления отчетности ограничены рамками автоматизируемых бизнес процессов. Однако очень часто возникает необходимость создания отчетов "на лету" с использованием средств On-line манипуляции содержимым отчета, фильтрации и отбора данных для отчета, управления сортировкой и группировкой данных, правилами расчета агрегативных данных и пр.
Отсутствие перечисленных механизмов вынуждает прибегать к использованию дополнительных программных технологий для реализации данных задач. И именно тут возникает логичное место для использования комплексной системы автоматизации документооборота.
Нужно сказать, что в программной индустрии до сих пор нет четкой дефиниции для "системы автоматизации документооборота", однако в последнее время становится очевидным, что под таковой можно понимать композицию трех программных технологий достаточно давно используемых компаниями, а именно технологий WorkFlow, DMS (Document Management System) и Groupware.
WorkFlow – все процессы под рукой
Концепция WorkFlow, исповедуемая уже почти 20 лет компанией Staffware и получившая развитие в лице многочисленных последователей, рассматривает весь комплекс задач автоматизации бизнеса как совокупность бизнес процессов. Инструменты, предоставляемые WorkFlow системой, обеспечивают формирование описаний процессов, позволяют описывать данные, обрабатываемые в процессе, а также содержат средства описания электронных форм для обработки этих данных. Сервисы системы осуществляют реализацию данных бизнес процессов, размещают в персональных очередях заданий пользователей необходимую для обработки в нужное время информацию, осуществляют в рамках процесса различную активность, не требующую участия пользователей, обеспечивают контроль своевременности исполнения этапов процесса и различные способы реакции на возникающие проблемы.
Последовательная реализация идеи автоматизации предприятия в рамках концепции Workflow имеет целый ряд неоспоримых преимуществ, а именно:
- Наличие актуальной модели бизнес процессов компании. Любая промышленная WorkFlow-система включает те или иные инструменты моделирования процессов.
- Возможность получения информации о несоответствиях в течении процессов. WorkFlow-система позволяет отслеживать состояние процессов, накапливать статистику о типовых отклонениях и невязках процесса, что в свою очередь обеспечивает:
- Возможность непрерывного улучшения бизнес процессов компании. Система WorkFlow обеспечивает реальные инструменты для постоянной оценки, модификации и улучшения качества бизнес процессов.
- Увеличение производительности труда, за счет активизации роли системы по отношению к ее пользователям.
Обеспечивая практически мгновенную передачу работ между участниками бизнес процесса и напоминание о необходимости выполнения этих работ пользователями, система WorkFlow может революционным образом влиять на скорость реализации бизнес процессов и производительность труда сотрудников.
Данный подход имеет огромные перспективы в плане дополнения функциональности ERP-систем функциями связанными с организацией процессного подхода, средствами маршрутизации документов и других объектов, возможностей реструктуризации процессов. Наличие подобных инструментов позволило бы реализовать на практике концепцию непрерывного реинжиниринга бизнеса.
GroupWare – "голубая мечта" об интегрированной среде доступа к любой информации
Концепция GroupWare зародилась в начале 90-х годов и воплотилась в таких различных системах, как LinkWorks и Notes. Основной идеей, объединяющей эти продукты, было создание удобной среды доступа к разнородной информации и организация групповой работы с ней. Необходимо отметить, что термин GroupWare так и не получил формального толкования. К GroupWare относили и средства организации досок объявлений, и системы календарного планирования, и средства On-line взаимодействия, организации телеконференций и группового пространства для доступа к файлам документов и многое другое. Однако с появлением таких продуктов, как Lotus Domino, Microsoft Exchange и Novell GroupWise границы данной технологии определились достаточно отчетливо.
В отличие от производителей систем WorkFlow, производители вышеперечисленных продуктов оказались гораздо более прагматичными, включив в свои системы такие насущные функции, как электронная почта и системы группового планирования.
Нас же в контексте данной публикации более всего интересуют такие возможности GroupWare систем, как:
- Возможность создания баз данных группового доступа, в которых, в отличие от реляционных БД, может храниться разнородная информация, в том числе не слабоструктурированная.
- Унифицированное клиентское рабочее место, обеспечивающее навигацию по всем приложениям, созданным в рамках системы.
- Встроенные средства разработки электронных форм, обеспечивающих доступ к информации в базах данных системы.
- Средства организации представлений (View), позволяющие создавать различные визуальные представления данных, хранящихся в базах данных, в зависимости от конкретных потребностей пользователей.
- Встроенные возможности маршрутизации электронных форм, интеграция с электронной почтой и средствами группового планирования.
- Широкие возможности управления гиперссылками и их использования в приложениях.
Наличие описанных функций позволило разработчикам решений создавать самые разнообразные приложения на базе систем класса GroupWare. Эти приложения имеют унифицированный интерфейс и средства навигации, базируются на общем каталоге пользователей и образуют общую среду взаимодействия пользователей с информацией. Важную роль в развитии GroupWare систем сыграла концепция универсального почтового ящика Inbox, предназначенного для получения в виде электронных форм разнородной информации, такой, как сообщения электронной почты, факсы, приглашения на встречи, поручения, документы и др., а также средства управления персональным расписанием.
DMS (Document Management Systems) – все вокруг документов
При анализе функций комплексной системы автоматизации документооборота нельзя не остановиться на подходе, демонстрируемом компаниями - производителями систем управления документами (Document Management Systems). В русском языке наиболее адекватным переводом данного термина является термин электронные архивы документов.
DMS-системы появились достаточно давно и вначале обеспечивали функции хранения файлов документов, а именно:
- Хранение и доступ к файлам
- Разграничение прав доступа
- Журнализация доступа и аудит
- Отслеживание истории обработки документов
- Быстрый просмотр документов
- Управление версиями
Однако со временем они стали обрастать дополнительными функциями:
- Средства ведения картотеки документов и инструменты быстрой разработки электронных форм
- Поддержка справочников с информацией для заполнения карточек
- Средства навигации и организации представления учетной информации о документах
- Средства свободной маршрутизации документов и поддержка персональных очередей пользователей
- Средства описания жизненного цикла обработки документа
- Средства описания процесса обработки документов (фиксированных маршрутов), управления процессом маршрутизации и средства мониторинга процессов.
Наличие подобных средств в системе управления документами делают ее применимой для решения гораздо более широкого круга задач, нежели создание архивов документов. Например, автору известны случаи реализации таких приложений, как система подбора персонала, система контроля реализации проектов на базе продукта Documentum, первоначально предназначавшегося для создания корпоративных архивов документов, но существенно переросшего свои изначальные функции.
Именно функциональность DMS систем может позволить добавить столь необходимые функции обработки слабоструктурированных данных.
Таким образом, наличие в информационной системе комплексной системы автоматизации документооборота, объединяющей функции Workflow, DMS и Groupware позволяет ликвидировать брешь при автоматизации процессов, проходящих "за границами" компетенции современной ERP-системы.
Однако для этого необходимо не просто внедрить систему документооборота в организации, но также:
- Обеспечить необходимые средства интеграции функций обработки документов и управление процессов с базовыми средствами ERP-системы
- Обеспечить общее справочное пространство двух подсистем интегрированной информационной системы
- Построить модели процессов обработки информации, включающей этапы реализуемые в рамках ERP контура и этапы реализуемые в рамках системы автоматизации документооборота
- Используя средства настройки приложений системы документооборота реализовать соответствующие процессы
- Внедрить в организации методологию получения информации об эффективности протекающих в ней процессах и непрерывного их улучшения.
К сожалению, размеры журнальной публикации не позволяют остановиться на данных вопросах достаточно подробно, но мы надеемся, что данное краткое введение послужит началом конструктивной дискуссии на означенную тему.
© Владимир Андреев
www.docflow.ru
