Вы — руководитель компании, занимающейся оптовыми поставками лекарств в несколько регионов. Компания входит в число лидеров отрасли, но теряет долю рынка. Качественный анализ потребителей показал, что компания в их глазах проигрывает конкурентам в регулярности поставок. Потребители не всегда могут получить необходимый товар, и в то же время происходит затоваривание складов другими товарными позициями. Высокая и неконтролируемая дебиторская задолженность затрудняет планирование финансов.
Компания решила внедрить ERP-систему. Какие финансовые, временные и человеческие ресурсы для этого потребуются? Какие задачи помимо планирования складских запасов и управления дебиторкой можно решить с помощью системы?
Начнем с последнего вопроса. Мониторинг дебиторской задолженности — пример того, как ERP-система дает новые возможности для совершенствования текущих бизнес-процессов. Можно привести другие примеры того же рода. Система, например, позволяет отслеживать продажи по всем филиалам в режиме on-line. А если компания имеет несколько юридических лиц, вы сможете контролировать движение средств на расчетных счетах и складские остатки как по каждой компании отдельно, так и в консолидированном виде. Анализ продаж с точки зрения продукта, географии, клиента может помочь в принятии управленческих решений. Динамика продаж по времени покажет влияние различных маркетинговых инициатив на результат. И так далее.
Но еще важнее другое: внедрение системы может обеспечить и качественно новые возможности для бизнеса — возможность удаленной работы торговых представителей, находящихся вне офиса (с помощью мобильных устройств), поддержку call-центра для централизованного сбора заявок от покупателей или интернет-магазина как канала сбыта.
Необходимость в использовании тех или иных ресурсов зависит от текущего состояния компании. Часто значительных результатов можно достичь более простыми действиями еще до применения ERP — например, минимизировать участие посредников и наладить охрану складов (для исключения воровства). После того как относительный порядок наведен, открываются возможности для автоматизации. Здесь предпочтителен эволюционный подход. Мы начинаем с описания и выстраивания бизнес-процессов, затем делаем автоматизацию наиболее критичных участков и лишь через какое-то время приходим к построению интегрированной системы. Желательно, чтобы длительность каждого этапа проекта не превышала нескольких месяцев — это даст вам возможность видеть промежуточные результаты.
Для реализации проекта необходимо выделить группу людей, знающих бизнес, — они будут участвовать в процессе автоматизации и в дальнейшем отвечать за поддержку и развитие системы.
Стоимость проекта — это, грубо говоря, функция от сложности вашего бизнеса, подготовленности сотрудников и размера компании. Как правило, внедрение не бывает дешевым, счет идет на миллионы долларов.
После построения действительно интегрированной системы бизнес-процессы предприятия обретают прозрачность, и это открывает новые горизонты для повышения эффективности: возможность сертификации по ISO, введение системы мотивации на основе ключевых показателей. Для компании облегчаются процесс региональной экспансии и выход на IPO.
Практика показывает, что внедренная система может преподнести сюрприз руководству компании. У одного из наших клиентов после первого квартала работы с ERP объем продаж упал на 30%. Первая реакция отдела продаж: “У нас были прекрасные продажи до появления вашей ужасной системы”. Но детальный разбор ситуации показал, что все обстояло наоборот. Раньше отдел продаж периодически завышал данные, а система учета лишила лукавых менеджеров такой возможности.
