Для крупных компаний из числа «лидеров рынка» часто встает проблема выбора между «большой» ERP, «в которой все есть» и СЭД (система электронного документооборота
), которая «решает частные задачи». Обычно сначала делается выбор в пользу ERP и только потом по прошествии длительного времени выясняется, что ERP неспособна заменить СЭД в бизнес-процессах обработки документов, хотя в ERP документы вроде бы тоже «ведутся». На самом деле отличие в том, что, как правило, в ERP документы не «ведутся», а «проводятся» - уже после того как они осуществят свой жизненный цикл на предприятии, т.е. будут созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т.д. И именно СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла документов на предприятии.
Поэтому СЭД и ERP естественным образом дополняют друг друга и должны тесно интегрироваться. И, если говорить об очередности внедрения, то СЭД надо внедрять раньше ERP.
Внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит и внедрение ERP . Электронный документооборот позволит:
- ускорить и облегчить внедрение ERP-системы и получить первые реальные результаты существенно раньше за счет своевременной автоматизации бизнес-процессов и документооборота;
- использовать СЭД как средство интеграции между новой ERP-системой и уже существующими и работающими на предприятии системами;
- использовать СЭД как средство построения единого пользовательского интерфейса, объединяющего всех пользователей, весь документооборот и все приложения на предприятии.
СЭД сможет обеспечить необходимую первичную информационную базу для приложений ERP . Информацию для других корпоративных приложений можно будет не «вбивать» вручную с риском ввода ошибочных данных, а автоматически импортировать из документов в СЭД, где эта информация создана естественным образом при создании документов, проверена и согласована.
Данный тезис очень важен – одно дело, если информация для системы бюджетирования или финансовой аналитической системы вводится вручную без должной процедуры проверки вводимых данных, и совсем другое дело, если эта информация берется автоматически из проверенных первичных документов в СЭД, с возможностью посмотреть любую цифру в документе, откуда она была взята. Это, как говорится, «две большие разницы»
Вообще, сравнивать ERP и СЭД - это как сравнивать бульдозер и горный велосипед. Компания просто должна решить для себя – будут ли ее сотрудники двигаться по корпоративной магистрали на бульдозере или на горных велосипедах.
В.Сенкевич
