«1С:Документооборот 8» оптимизировал работу с 500 субарендаторами вокзальных комплексов ОАО «РЖД»

Специалисты компании «1С-Рарус» внедрили систему «1С:Документооборот 8» в группе компаний, занимающихся управлением вокзальными площадями структуры «РЖД». В результате организовано оперативное взаимодействие с 500 субарендаторами вокзалов «РЖД». Создано единое электронное хранилище 23 видов документов с удобным поиском по контрагентам. На поиск требуемого договора субаренды, связанного с ним дополнительного соглашения, данных о субарендаторе и переписки с ним уходят теперь считанные секунды. Повышено качество работы с документами, усилен контроль исполнения резолюций. Работать с каждым арендатором стало проще и удобнее, что позволяет Дирекции железнодорожных вокзалов быстрее запускать новые торговые точки и обеспечивать оптимальный ассортимент товаров и услуг на вокзальных площадях.

ОАО «Организация питания на вокзалах», ОАО «Трансвязь» и ОАО «Трансмаркет» — сетевые операторы, работающие в структуре ОАО «РЖД», управляют арендованными у ОАО «РЖД» площадями на 348 вокзалах, расположенных в Москве, Санкт-Петербурге, административных центрах субъектов РФ, городах с населением более 200 тыс. человек. Группа компаний обеспечивает эффективное использование вокзальных площадей, привлекая индивидуальных предпринимателей, крупных сетевых поставщиков услуг общественного питания, салоны связи, мини- и супермаркеты для размещения торговых точек на территории вокзалов. В структуру группы входит также удаленный филиал в Екатеринбурге.

В настоящее время у Группы компаний 500 субарендаторов, с каждым из которых действуют индивидуальные условия сотрудничества. Процесс взаимодействия с ними организован по единому стандарту. Каждого потенциального партнера требуется оценить по финансовому состоянию, формату объекта, соответствию концепции торговых помещений вокзала. При этом учитывается количество уже размещенных на вокзале торговых точек со схожим ассортиментом. После выбора субарендатора заключается гарантийное обязательство или предварительный договор субаренды, а затем — основной договор.

Необходимо оперативно регистрировать и обрабатывать входящие письма, формировать и согласовывать с руководством принятые по этим письмам решения. Договоры субаренды и дополнительные соглашения к ним нужно согласовывать не только внутри компаний, но и с Дирекцией железнодорожных вокзалов — филиалом ОАО «РЖД». При этом необходимо жестко контролировать финансовые условия и сроки действия каждого договора.

Для повышения эффективности решения этих задач компаниям требовалась информационная система, которая позволила бы организовать оперативную переписку с субарендаторами, ускорить принятие решений о сотрудничестве, обеспечить надежное хранение документов и быстрый доступ к каждому из них, сократить время согласования договоров и исключить их утерю.

Автоматизировать работу с документами было решено с помощью системы «1С:Документооборот 8 ПРОФ». Исполнителем стала компания «1С-Рарус». Была разработана технология внедрения, которая предполагала быстрый запуск небольших блоков системы и мгновенный старт их эксплуатации. В итоге проект был реализован всего за 2 месяца. Создано 20 автоматизированных рабочих мест.

«Создание новой системы электронного документооборота позволило нам решить главные задачи — наладить ритмичную и оперативную работу с партнерами и субарендаторами, быстрее принимать решения о сотрудничестве и более оперативно запускать новые торговые точки на вокзалах. «1С:Документооборот» помог нам внедрить систему единых стандартов управления и обеспечить высокое качество услуг. Наладив оперативную работу с субарендаторами, мы успешно повышаем имидж и репутацию Группы компаний и непосредственно железнодорожных вокзалов как важнейших составных частей транспортной инфраструктуры России. Мы укрепляем миссию Группы наших компаний — дать возможность конечным потребителям получить качественный сервис и повысить уровень обслуживания и комфортного пребывания пассажиров на вокзалах страны, — отметил по итогам проекта Андрей Швенгерт, генеральный директор ОАО «Организация питания на вокзалах», ОАО «Трансмаркет» и ОАО «Транссвязь».