Автоматизация деятельности издательского дома на базе Microsoft Dynamics AX

Издательская деятельность – это сочетание сложных бизнес-процессов по организации работы редакции, производству полиграфической продукции, рекламной деятельности, складскому хранению, реализации и прочих видов деятельности в издательском доме.

Если раньше усилия консультантов в основном были направлены на удовлетворение ИТ-потребностей сырьевых компаний, то сейчас ситуация меняется, и используемые, как правило, «самописные» системы перестали удовлетворять требованиям растущего высокотехнологичного бизнеса издателей. Демонстрирующие весьма неплохую динамику развития, издательские компании стали предъявлять жесткие требования к системам автоматизации своего бизнеса. Однако стандартные системы учета и управления слабо соответствовали специфичным бизнес-процессам, принятым в издательской деятельности. Поэтому назрела острая необходимость в разработке функционала, покрывающего все потребности издательского бизнеса на основе одной из ведущих ERP-систем. За разрешение проблемы взялись специалисты «МЦФЭР-консалтинг», создавшие вертикальное решение для автоматизации деятельности издательского дома, включая как стандартные бизнес-процессы, так и специфические только для издательских домов.

Разработанное и уже апробированное на практике специалистами «МЦФЭР-консалтинг» отраслевое решение для издательского бизнеса стало первой отечественной разработкой подобного уровня и класса на основе ведущей западной ERP-системы. По словам Александра Громадина, руководителя проектов Департамента систем управления «МЦФЭР-консалтинг», решение ориентировано на все типы издательского бизнеса и охватывает основные и вспомогательные бизнес-процессы издательских домов с различными организационными структурами, работающих на рынке СМИ, периодических изданий, книжной продукции, специализированных деловых изданий (B2B, B2C) и т.д.

Например, в части автоматизации редакционной деятельности решение позволяет отслеживать процессы генерации и создания прототипов изданий – от возникновения идеи до экспертизы законченного проекта, создавать и управлять жизненным циклом книги или периодического издания как проектом, а также выстраивать взаимоотношения с авторами, включая управление гонорарным фондом, гонорары, учет затрат на работу с авторами и другие.

В решении учтено большинство функций работы издательства по выпуску изданий и учету данных по печати в типографиях, а именно: оптимизация выбора типографии для печати, следование графикам сдачи макета в типографию, размещение производственных заказов с учетом спецификаций книг и изданий, отслеживание и контроль получения продукции от типографии с учетом комплектации и вложенной рекламы, учет комплектов первичных документов по типографиям. Реализован функционал учета готовой продукции с использованием технологии штрихкодирования, передачи продукции для упаковки и комплектации, сборки комплектов, итоговой корректировки себестоимости. Использование решения дает возможность учитывать давальческое сырье, списывать бумагу и другие материалы в производство, осуществлять прогнозное планирование на основании плана продаж и сводное планирование производства.
Благодаря решению, полностью автоматизирована работа рекламной службы посредством реализации следующих функций: ведение клиентской базы, изучение потенциальных рекламодателей с целью создания для них оптимального коммерческого предложения, организация мероприятий, ведение договоров, планирование и контроль исполнения планов продаж, работа с медиапланами, создание аналитической отчетности и многое другое.

Разработка специалистов «МЦФЭР-консалтинг» позволяет учитывать реализацию продукции издательства по всем возможным каналам распространения – дистрибуторы, адресная подписка, подписные агентства, почта, экспедиция, адресная подписка, розничные точки и т.д. Решение также позволяет управлять организацией выставочной деятельности, рекламой и продвижением, учитывать взаимоотношения с партнерами по взаимному наполнению изданий, использованию рекламных площадей и бесплатной передачи печатной продукции в качестве рекламы.

Маркетинговая деятельность издательского дома реализована в решении посредством поддержки таких функций, как проведение качественных и количественных исследований, аналитика рынка и результатов работы издательства, подготовка экспертных справок и прогнозов по планируемым изданиям, планирование и осуществление звонков потенциальным клиентам и партнерам с использованием технологии интеграции с телефонией и сценариев разговора/анкет, электронные и почтовые рассылки.

Кроме того, решение позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет в издательских домах в полном соответствии с российскими стандартами. Например, полностью обеспечивается контроль списания общепроизводственных затрат, косвенных затрат. Позволяет оформлять приход готовой продукции из производства и формировать себестоимость готовой продукции, контролировать операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками. Присутствует реализация операций по расчетам с покупателями в системе. Решение обеспечивает ведение налогового учета производственных затрат, регистров производственных затрат, а также позволяет вести налоговый учет готовой продукции и незавершённого производства. Решение позволяет контролировать приемку товаров, внутрискладские перемещения товаров, перемещение товаров между складами. Обеспечивает полную инвентаризацию товаров, списание в макулатуру, списание брака.

Разработанное «МЦФЭР-консалтинг» отраслевое решение для управления издательскими домами, по словам Романа Маиляна, директора Департамента систем управления «МЦФЭР-консалтинг», позволяет полностью автоматизировать работу издательского дома, снизить временные и экономические издержки при выпуске печатной продукции и продвижении ее на рынок. Кроме того, данное решение позволяет добиться еще большей прозрачности и максимальной эффективности бизнес-процессов на всех этапах производства, что существенно повышает инвестиционную привлекательность бизнеса.

Что наиболее ценно, наличие практической экспертизы позволяет говорить о снижении сроков и уменьшении рисков при внедрении решения в компаниях издательского бизнеса. Ведь оно уже внедрено и успешно эксплуатируется в Издательском доме «МЦФЭР» (ИД «МЦФЭР») – крупном российском издательстве, выпускающем более 70 книг ежегодно общим тиражом более 230 тысяч экземпляров и 27 специализированных и отраслевых журналов тиражом более 250 тыс. экземпляров.