Хозяева «Пятерочки» и «Перекрестка» заменили часть бухгалтерии роботами

В сервисном центре X5 Retail Group была проведена роботизация, в результате которой часть процессов по обработке документов была возложена на роботов. Освободившиеся сотрудники-люди были перенаправлены на выполнение более сложных управленческих и творческих задач. Проект роботизации получил в своей области премию, обогнав таких конкурентов как «Гринатом» и «Северсталь».

Роботизация в X5 Retail Group

X5 Retail Group, в состав которой входят сети магазинов «Пятерочка» и «Перекресток», провела роботизацию своего сервисного центра. В ходе роботизации было запущено шесть роботов для работы с документами. Сейчас эти работы выполняют в общей сложности семь процессов сервисного центра, которые раньше выполнялись сотрудниками-людьми с использованием базовых информационных систем компании.

По состоянию на конец 2017 г. сервисный центр X5, который находится в Нижнем Новгороде, работал в 63 регионах и насчитывал до 1 тыс. сотрудников. Ежегодный документооборот центра, включая EDI, превышает 100 млн документов. Центр обслуживает штат X5, состоящий из 250 тыс. работников, а также 5 тыс. поставщиков.

Напомним, X5 Retail Group владеет сетями магазинов «Пятерочка», «Перекресток» и «Карусель». По состоянию на март 2018 г. группа владела 12,7 тыс. магазинов. Чистая розничная выручка по итогам 2017 г. составила 1,29 млрд руб., а по итогам первого квартала 2018 г. — 350 млрд руб.
Куда дели людей

Как уточнили в X5 по просьбе CNews, роботизация не привела к сокращению персонала — скорее, она была выполнена, чтобы предотвратить набор дополнительных работников. Те сотрудники, которые раньше работали вместо роботов, были переориентированы на новые задачи, более сложные, управленческие и творческие, уверяет компания. Речь идет о незначительном количестве сотрудников, которые занимались ручной обработкой однотипных бухгалтерских документов, пояснила Юлия Буренкова, главный бухгалтер X5 Retail Group.

При этом компания осведомлена, что к 2025 г. глобальная роботизация приведет к сокращению затрат на офисный персонал на 40-70% и освободит от обязанностей 120 млн специалистов.

Технические особенности

Различные работы по роботизации центра заняли у привлеченных ИТ-специалистов в общей сложности 24 рабочих месяца. Разработка и внедрение были осуществлены за 5 месяцев. Идея роботизации зародилось в ноябре 2016 г., первое полугодие 2017 г. было потрачено на изучение практик в этой сфере, сама роботизация стартовала в ноябре 2017 г. Первый робот был запущен спустя 2 месяца после старта проекта.

Сейчас роботы в сервисном центре X5 выполняют такие процессы, как бухгалтерская процедура сверки взаиморасчетов с контрагентами и выгрузка документов из электронного архива, то есть запрос и получение документов, хранящихся в базах данных. Также роботы выполняют маршрутизацию документов, контроль их отображения в SAP и два процесса в области HR — сверка с ИФНС по НДФЛ и регистрация банковских счетов сотрудников в SAP HR.

Годовой объем документооборота по процессам, которые теперь выполняются роботами, составляет примерно 5 млн документов. После роботизации без участия людей проводится сверка документов более чем с 5 тыс. контрагентов.

Роботизация была осуществлена на базе RPA-платформы от компании uiPath, где серверные (back-office) роботы управляются оркестратором. С помощью оркестратора производится запуск и распределение нагрузки между роботами, учет их действий, сбор статистики, а также ведется мониторинг в режиме реального времени. Использование оркестратора позволило добиться от роботов высокой эффективности, пояснили в X5.

«С точки зрения технологий, этот проект — одно из первых столь масштабных внедрений роботов, управляемых с помощью централизованной системы «Оркестратор», — отмечает Егин.