Компания Нонолет - КиТ совместно с сотрудниками Новосибирского металлургического завода им. Кузьмина внедрила систему электронного документооборота OPTiMA-WorkFlow.

В системе реализованы два направления документооборота. Во-первых, автоматизирован «внутренний» документооборот – создание, визирование, автоматическая рассылка, контроль обработки организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов, служебных записок, часто сопровождаемых различными приложениями – отчетами, пояснительными записками и т.д.). Системой поддерживаются схемы многоуровневого согласования и утверждения документов, контекстный поиск, автоматическое формирование электронных журналов регистрации документов. Организована обработка внешней входящей и исходящей корреспонденции – регистрация в канцелярии, внутренняя маршрутизация, подшивка в «дело». Во-вторых, создан механизм контроля исполнительской дисциплины – формирование поручений, доведение их до конечных исполнителей и контроль сроков исполнения.

Проектные работы начались в апреле 2006г., а в конце сентября 2006г. система электронного документооборота (СЭД) была передана в промышленную эксплуатацию. В рамках проекта было произведено формализованное описание существующих процедур делопроизводства, на основании которого специалисты Нонолет осуществили в системе настройку регистрационных карточек документов и маршрутных схем их движения. Совместно со специалистами завода были разработаны шаблоны новых документов и отчеты для контроля исполнительской дисциплины по поручениям и времени обработки документов. Сотрудники Нонолет провели обучение ключевых пользователей OPTiMA-Workflow – руководителей отделов, секретарей и ответственных за делопроизводство, а также подготовили специалистов по поддержке и дальнейшему развитию системы.

В настоящий момент система OPTiMA-WorkFlow установлена на 120 рабочих местах во всех подразделениях завода. В качестве платформы используется MS SQL Server. Полномасштабное внедрение СЭД позволило упорядочить работу с организационно-распорядительными документами, гарантировать своевременную доставку приказов и распоряжений во все подразделения предприятия, сократить время согласования и визирования документов.

В дальнейшем планируется расширение функций системы, охват новых сфер деятельности, работа по которым в настоящее время ведется по старой «бумажной технологии» – заявки на ресурсы и услуги, единая база нормативных документов, цифровая подпись и т.д.