Группа компаний «Фотон» начала внедрение модуля «Управление платежами» на предприятиях группы «Ремпутьмаш».

Внедрение проводится в рамках комплексного проекта автоматизации предприятий группы «Ремпутьмаш» и позволяет усилить контроль над движением финансовых потоков и оптимизирует их в условиях дефицита оборотных средств.
О задачах проекта рассказывает Сайфуллин Тимур Маратович руководитель финансово-экономического департамента управляющей компании группы «Ремпутьмаш» ОАО «Калужский завод «Ремпутьмаш»:

«В условиях развивающегося финансово-экономического кризиса первоочередной задачей для группы заводов «Ремпутьмаш» является ужесточение финансовой дисциплины и сокращение затрат. При этом важно соблюсти баланс интересов – если с кредиторами можно вести диалог об отсрочках платежей и снижении цен, то зарплата персоналу и налоги в бюджет должны выплачиваться в полном объеме и точно в срок. В связи с этим перед разработчиками системы управления «Eludia» была поставлена задача в кратчайшие сроки запустить модуль «Управление платежами» - как дальнейшее развитие уже реализованного 1-го этапа проекта «Управление БДДС холдинга».

Сегодня мы хотим, не только видеть фактическое исполнение поступлений и платежей по статьям бюджета каждого из предприятий холдинга, но и знать по каким подразделениям происходит формирование денежных затрат, на уровне управляющей компании, оказывать влияние на планируемые объемы платежей исходя из понимания ситуации на рынке, контролировать потоки и направления движения денежных средств в условиях возможных неплатежей контрагентов и удорожания заемных средств, планировать cach-flow в реальном режиме на заданный период.

На заводах реализация проекта «Управление платежами» поможет финансовой службе в условиях минимального уровня оборотных средств более грамотно и быстро формировать реестры платежей исходя из приоритета той или иной статьи затрат, степени задолженности того или иного контрагента и истории взаимоотношений с ним.

Для остальных служб и руководства заводов реализация проекта поможет в создании системы персональной ответственности - всегда можно будет проследить на каком этапе согласования и в каком из подразделений завода или управляющей компании находится тот или иной документ, исключить оплату неподтвержденных первичными документами платежей, оценить уровень исполнения бюджета того или иного подразделения в планируемом периоде, своевременно сделать выводы и внести необходимые корректировки».

Модуль позволяет контролировать остатки средств на банковских счетах предприятий, сбор и согласование заявок на оплату, соблюдение лимитов при осуществлении платежей, обеспечивает формирование платежных поручений и их передачу по каналу «банк-клиент». В результате руководство компании получает полный контроль над финансовыми потоками и возможность в режиме реального времени корректировать расходы по различным статьям бюджета вплоть до отдельных платежей» - рассказывает исполнительный директор ГК «Фотон» Ларионов Сергей.

«Решение «Управление платежами» успешно внедрено нами в нескольких крупных территориально-распределенных компаниях. Имеющийся опыт позволил сократить сроки проекта до 2-х месяцев, максимально снизить стоимость программного обеспечения и затраты на внедрение» - комментирует коммерческий директор ГК «Фотон» Краснов Дмитрий.

Функциональность Модуля «Управление платежами» (ERP-система «Eludia»):

1. Раздел «Планирование и утверждение лимитов подразделений»;

- Формирование плановых сумм поступлений/платежей, доходов/расходов на период (или ежедневно) в разрезе статей бюджета и подразделений компании,
- Контроль плановых показателей бюджета для всей компании на основе запланированных подразделениями сумм,
- Утверждение («фиксация») на период запланированных сумм казначейством предприятия и управляющей компании,
- Встроенная процедура постановки и контроля исполнения задач по планированию статей бюджета на период,
- Контроль и анализ план-фактных отклонений по статьям доходов и расходов текущего периода в разрезе статей, компаний и подразделений,
- Анализ отклонений плановых и фактических показателей статей в различных периодах.

2. Раздел «Согласование заявок на оплату»;
- Оформление Заявок на оплату с указанием контрагента, необходимой суммы, плановой даты оплаты, подразделения-инициатора, документа основания (в том числе возможность присоединения файла - электронной копии документа) и статьи бюджета.

- Процедура согласования Заявки на оплату в соответствии с принятым в компании регламентом;
- Контроль на соответствие заявленной суммы и запланированных в бюджете расходов по указанной статье и подразделении,
- Уведомление заинтересованных лиц по электронной почте о поступлении документа на согласование/прохождении согласования,
- Контроль статуса заявки на оплату.

3. Раздел «Реестр платежей»:
Раздел предназначен для формирования и утверждения ежедневного реестра платежей, интеграции с системами Клиент-банк и регистрации прихода денежных средств;
- Регистрация остатков на счетах компании в начале дня ,

- Формирование реестра платежей;
- Формирование реестра платежей по каждому банковскому счету компании из согласованных ранее Заявок на оплату, интерактивный прогноз остатков по счету,
- Формирование межбанковских платежей (учет внутреннего оборота компании и операций между валютным и рублевым счетом),
- Учет комиссий банка при проведении платежей,
- Процедура утверждения сформированного реестра платежей в соответствии с принятым в компании регламентом,
- Оформление платежных поручений и кассовых документов на основе сформированного реестра платежей,

- Интеграция с системами Клиент-банк;
- Формирование файла для импорта банковских документов в систему Клиент-банк,
- Считывание файла экспорта банковской выписки из системы Клиент-банк: регистрация остатков на счете, отметка подтверждения оплаты платежного поручения, формирование расходных банковских документов инициированных банком, формирование банковских документов по приходу денежных средств, регистрация новых контрагентов в Справочнике контрагентов.

- Регистрация прихода денежных средств;
- Формирование банковских документов по приходу денежных средств,
- Формирование приходных кассовых документов,
- Распределение прихода денежных средств по статьям бюджета и документам-основаниям (договорам).