Компания "Апрель Софт" успешно завершила проект по комплексному внедрению системы "1С:Управление производственным предприятием 8" в ОАО "ПРОМИС" - ведущем полиграфическом предприятии РФ, специализирующемся на производстве картонной упаковки для предприятий фармацевтической и парфюмерно-косметической отрасли. На сегодня внедрены и успешно эксплуатируются следующие блоки: управление продажами, управление закупками, управление складами, объемно- календарное планирование продаж, закупок, управление денежными средствами, управление затратами и расчет себестоимости, управление производством с построением посменных графиков, оперативной регистрацией их выполнения, бухгалтерский учет, налоговый учет, бюджетирование.
ОАО "ПРОМИС" - динамично развивающаяся компания, которая постоянно внедряет современные технологии и совершенствует производственные бизнес-процессы.
Генеральный директор ОАО "ПРОМИС" Евгений Евгеньевич Слиняков: "На момент принятия решения у нас была система "1С:Бухгалтерия 7.7", настроенная под специфику нашего предприятия. Однако в какой-то момент перестало хватать ее функционала. Перед нами встала важная задача автоматизации всех бизнес-процессов на предприятии и детализированного контроля деятельности. Появилась необходимость в единой информационной системе, в которую достаточно один раз занести данные, и они в "on-line" режиме были бы доступны всем подразделениям, всем пользователям. Система "1С:Управление производственным предприятием 8" содержала интересующие нас подсистемы, и была выбрана, исходя из приемлемой стоимости самой программы и стоимости ее внедрения".
В качестве партнера по внедрению была выбрана компания "Апрель Софт", которая обладала опытом внедрения системы, удовлетворяющей требованиям руководства ОАО "Промис", на предприятиях и необходимым штатом подготовленных сотрудников.
От специалистов "Апрель Софт" требовалось выполнить комплексное полномасштабное внедрение системы "1С:Управление производственным предприятием 8", которая должна была реализовывать следующие возможности:
- Обеспечение оперативного ввода учетной информации;
- Корректная обработка введенной учетной информации для получения необходимых управленческих отчетов. Отчетность должна предоставлять возможность сотрудникам Заказчика принимать решения, необходимые для эффективного управления предприятием;
- Исключение ввода дублирующей информации, повышение оперативности получения бухгалтерских и управленческих учетных данных;
- Построение единой учетной системы управления предприятием;
- Автоматизация оперативного и бухгалтерского учета наличия и движения ТМЦ;
- Оперативный и бухгалтерский учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;
- Автоматизация управления денежными средствами предприятия;
- Автоматизация бухгалтерского и управленческого учета затрат основного и вспомогательных производств;
- Автоматизация расчета себестоимости продукции основного и вспомогательных производств для целей бухгалтерского и управленческого учета;
- Автоматизация управления кадрами и расчета зарплаты;
- Организация управленческого учета и бюджетного управления на предприятии в рамках единой системы;
- Автоматизация процессов планирования продаж;
- Автоматизация процессов планирования производства, проведения план-фактного анализа себестоимости;
- Автоматизация процессов планирования загрузки производственных мощностей.
Важную роль в достижении поставленных целей сыграло использование проектной технологии. Внедрение проекта состояло из семи ступеней:
- Подготовка проекта (экспресс-обследование);
- Детальное обследование бизнес процессов автоматизируемого отдела Заказчика. Разработка дизайна интерфейса системы;
- Составление Технического задания на разработку Системы и написание КД;
- Реализация системы (конфигурирование, тестирование);
- Опытная эксплуатация;
- Ввод в промышленную эксплуатацию;
- Постпусковое сопровождение.
На каждом этапе проводился анализ возможных рисков, и предпринимались меры по их предотвращению. Ход работ и результаты каждого этапа документировались, использовалась собственная система документации проекта, которая была создана с учетом особенностей клиента и использовалась на следующих этапах и при приемке системы в эксплуатацию.
Грамотно и своевременно организованное административное управление проектом со стороны Заказчика и Исполнителя также способствовало успешному внедрению. Была создана совместная команда проекта с четко выделенными обязанностями:
- Куратор проекта;
- Администратор проекта;
- Руководитель проекта.
Генеральный директор ОАО "ПРОМИС" Евгений Евгеньевич Слиняков: "Успех проекта зависит как от компании-партнера, так и от самого предприятия, на котором идет проект. Я считаю, что 50% успеха внедрения зависит от руководителя проекта. С нашей стороны руководителем проекта являлась финансовый директор Тощева Нина Ивановна. Именно благодаря ее усилиям был успешно завершен проект на предприятии, т.к. она четко контролировала деятельность рабочей команды со стороны Заказчика".
В ходе проекта по автоматизации предприятия были проведены курсы обучения (по всем блокам программного продукта, отдельным операциям, закрытию месяца и т.д.), которые позволили сотрудникам Заказчика овладеть необходимыми навыками для работы в системе.
За два года работы был решен ряд задач:
- Контроль рабочего времени сотрудников и оборудования;
- Точный учет затрат по рабочим центрам выполнения работ, по заказам клиентов;
- Ведение бухгалтерского и налогового учета;
- Ведение управленческого учета;
- Расчет заработной платы сотрудников; планирование производства, продаж;
- Ведение бюджетов (БДДР, БДДС, бюджеты затрат, бюджеты инвестиций, прогнозный баланс, отчет о прибылях и убытках);
- Планирование поступления и расходов денежных средств;
- Ведение платежного календаря;
- Ведение взаиморасчетов с покупателями и заказчиками;
- План-фактный анализ себестоимости продукции.
В единую информационную систему были объединены: отдел продаж, планово-экономический отдел, отдел снабжения, производственные участки, планово-экономический отдел, отдел кадров, бухгалтерия, руководители всех подразделений и финансовая служба.
Всего автоматизировано 130 рабочих мест.
Результатом автоматизации является комплексное внедрение всех блоков программного продукта "1С:Управление производственным предприятием 8", на базе которого была построена комплексная информационная система ERP-класса, позволяющая успешно решать задачи следующих подразделений:
- Отдел продаж - расчет заказов, анализ продаж, выписка расходных документов, контроль взаиморасчетов (анализ задолженности).
- Планово-диспетчерский отдел (ПДО) - составление производственной программы, планирование производства, отражение внеплановых потребностей производства для формирования заказов;
- Отдел снабжения - планирование закупок материалов, формирование и отслеживание исполнения заказов поставщиками, оприходование товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на центральный склад,
- Производственные участки - регистрация движения сырья и полуфабрикатов по цехам, учет выполненных операций и количественных показателей выпуска по всем рабочим центрам, регистрация фактического времени технических операций;
- Планово-экономический отдел (ПЭО) - формированные по данным оперативных документов производства документов выпуска продукции с регистрацией материальных и трудовых затрат на выполнение операций, расчет оплаты труда с учетом нормированного времени операции в зависимости от совокупности параметров выполнения; регистрация фактического времени работы оборудования; отслеживание фактически отработанного времени производственными рабочими; контроль фактически отработанного времени оборудованием; анализ управленческих затрат; расчет управленческой себестоимости выпуска;
- Отдел кадров - ведение кадрового учета;
- Бухгалтерия - расчет заработной платы, ведение кассовых и банковских операций, ведение учета основных средств, подотчетных лиц, спецодежды и спецоснастки, книги покупок и продаж, учет и анализ бухгалтерских затрат и расчет бухгалтерской себестоимости; составление регламентированной отчетности; ведение налогового учета;
- Руководители всех подразделений - составление бюджетов затрат;
- Финансовая служба - составление бюджетов (ДДС, ДДР, прочих операционных бюджетов), получение финансовых отчетов. Планирования поступления денежных средств.
Генеральный директор ОАО "ПРОМИС" Евгений Евгеньевич Слиняков: «Если говорить откровенно, то комплексное внедрение системы привело к увеличению рабочих мест экономистов, т.к. система требует ввода 100% информации. Надо быть к этому готовым, т.к. при внедрении обнаружилось достаточное количество информационных "дыр", которые необходимо заполнять, если Вы хотите получать действительно полную и актуальную информацию. Особенно это важно для растущих и развивающихся предприятий. Раньше, при наличии десятков заказов в месяц, для отслеживания их выполнения достаточно было электронных таблиц. Когда количество заказов достигает нескольких сотен в месяц, без единой системы обеспечить контроль и учет каждого заказа просто нереально. В нашей работе важны сроки для того, чтобы быть лидером на рынке. На сегодня основная конкуренция идет по срокам выполнения заказов, так как сложившийся уровень цен примерно один и тот же, а те компании, которые не могут обеспечить качество, просто уходят из сегмента, в котором работает наша компания. Система дает информацию о наличии материалов, комплектующих, загрузке рабочих центров, необходимых для выполнения заказа, а значит, дает возможность анализа и, как следствие, появляется возможность прогнозирования и минимизации сроков выполнения заказов. Важным эффектом от автоматизации является определение точного времени простоев на предприятии и, как следствие, принятие управленческого решения для снижения простоев. Система учитывает реально потраченное время на производство продукции. Есть нормативы, в которые должен укладываться персонал. После того, как в сентябре 2007 года заработал производственный учет, оказалось, что время на непроизводственные потери составляет 26%! И это, я считаю, заниженная цифра, т.к. непродолжительные по времени простои не регистрируются в системе. По данному показателю была проведена серьезная работа: внесены изменения в технологии, а также в процесс подготовки заказа. К февралю 2008 года были получены первые результаты. Цифра непроизводственных простоев снизилась до 12%. Только информационная система дает рациональную загрузку оборудования. Сейчас мы добились минимума переналадок оборудования. Система дала реальные цифры, благодаря чему менеджмент предприятия принимает своевременные меры по уменьшению потерь. Все это приводит к уменьшению себестоимости продукции, а значит к росту прибыльности. Экономический эффект оценить сложно, но если в ноябре непроизводственных потерь было 26%, то на сегодня 12%! Т.е. снижение произошло в более чем 2 раза! Более точно об эффекте для предприятия можно сказать только по результатам года. Если прибыль увеличится, то, в том числе, и благодаря системе "1С:Управление производственным предприятием 8"».
В планах по дальнейшему сотрудничеству между компанией "Апрель Софт" и ОАО "Промис":
- Поддержка и сопровождение системы "1С:Управление производственным предприятием 8";
- Внедрение
CRM системы для отслеживания этапов работы с Заказчиком и получения реальных показателей эффективности работы менеджеров по продажам компании.
