Главный центр административного и транспортного обеспечения МВД России автоматизировал работу бухгалтерии с использованием программ «1С»

С 1 января 2006 года в центре транспортного обеспечения ГЦАХиТО МВД России введена в эксплуатацию система для автоматизации работы бухгалтерии. Центр транспортного обеспечения (ЦТО) является структурным подразделением ГЦАХиТО МВД России, отвечающим за транспортное обеспечение Министерства Внутренних Дел РФ. Внедрение было выполнено компанией «АВРО-БУС», партнером фирмы «1С» с использованием типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений, редакция 6».
В начале 2006 года руководством ЦТО ГЦАХиТО МВД России было принято решение перейти на ведение учета в программе «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений, редакция 6». Программа является готовым решением по автоматизации большинства участков бюджетного учета в рамках единой типовой конфигурации, предусматривает получение всех необходимых первичных учетных документов, регистров учета и отчетных форм. При этом она, как и все программы «1С», предоставляет широкие возможности для адаптации под специфику учета конкретного учреждения.

Переход планировалось осуществить не с начала года, т.е. в новую базу данных необходимо было перенести начальные остатки и обороты за полугодие. При этом обучение пользователей, выверка перенесенных данных должна была производиться без отрыва бухгалтеров от текущей работы, ведь деятельность ЦТО ГЦАХиТО – это непрерывный процесс эксплуатации транспорта с огромным количеством операций по каждому участку.
Для выполнения поставленной задачи была выбрана компания «АВРО-БУС», партнер «1С» с 1998 года, Центр компетенции по бюджетному учету, которая является также авторизованным учебным центром. Фирма имеет большой и многолетний опыт автоматизации и сопровождения крупных бюджетных организаций.

Для осуществления перехода была создана рабочая группа специалистов, в которую входили руководители и ведущие специалисты централизованной бухгалтерии отдела по обслуживанию ГЦАХиТО и ведущие специалисты компании «АВРО-БУС». В задачу рабочей группы входило планирование, выполнение и контроль процесса перехода, который включал:
• выявление перечня дополнений к типовой конфигурации,
• отработка всех пожеланий и замечаний пользователей,
• автоматизированный перенос из старой базы данных в новую начальных остатков и оборотов за полугодие
• консультационную поддержку пользователей.

Любой проект по автоматизации будет успешен только при условии заинтересованности в этом всех участников проекта. В начале возникло много проблем: нужно было приобрести и подключить новую технику, настроить сеть, установить и внедрить новую программу с середины года с учетом загруженности бухгалтерии текущей работой. Но, тем не менее, организованные и согласованные действия рабочей группы позволили осуществить переход в запланированные сроки. В процессе освоения новой программы бухгалтеры не только выверили перенесенные данные, но и внесли предложения по оптимизации своей работы. Координирующую роль в этом процессе взяло на себя руководство бухгалтерии, в результате чего программа была доработана так, что все необходимые отчеты, специфические для центра транспортного обеспечения, которые раньше нужно было получать из разных источников, формируются теперь из единой информационной базы.
Обучение сотрудников бухгалтерии было выполнено преподавателями учебного центра «АВРО-БУС» прямо на рабочих местах по плану, который был составлен с учетом загруженности каждого бухгалтера. Параллельно с обучением специалистами «АВРО-БУС» производилась работа по переносу данных. Эта работа также была разбита на этапы, в первую очередь была перенесена вся справочная информация, затем – начальные остатки на 01.01.2006 года и обороты с начала 2006 года.

В ходе автоматизации были максимально использованы возможности типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений», а также добавлены новые возможности, учитывающие специфику ЦТО:
• учет дорожно-транспортных происшествий (ДТП). Внесены изменения для автоматического формирования бухгалтерских записей, получения отчетов по участку;
• выгрузка информации об автотранспорте и его характеристиках из базы данных эксплуатационного отдела и загрузка в «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» для формирования карточек на выдачу ГСМ на каждый автомобиль в зависимости от его характеристик; формирование книги регистрации автотранспорта;
• адаптирован участок учета драгметаллов в соответствии со спецификой его ведения в организации;
• учет основных средств по местам нахождения (автотранспорта и оборудования);
• учет списания всех материальных запасов по автотранспорту в разрезе единиц автотранспорта;
• учет талонов ГСМ в необходимой детализации;
• отчеты по ведению взаиморасчетов по договорным обязательствам с отслеживанием оплаты по договору ежемесячно;
• учет расходов учреждения по бюджетному и внебюджетному учету по двум дополнительным уровням детализации и др.

На текущий момент компанией «АВРО-БУС» производится обслуживание, которое включает в себя реализацию пожеланий пользователей по развитию конфигурации и повышению удобства ее использования. Планируется автоматизировать также расчет тарифов, налога на прибыль с учетом особенностей ЦТО.
Внедрение программы «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» комментирует Утина Людмила Николаевна, руководитель проекта со стороны ЦТО: «Мы перешли на «1С:Бухгалтерию для бюджетных учреждений» в прошлом году и за это время успели убедиться, что эта программа – именно то, что нужно для ведения бухгалтерского учета. Ее можно быстро донастроить под специфику учета организации и в итоге получать выходные данные в той степени детализации, которые необходимы для работы и оперативного принятия решений по полученной информации. Внедрение автоматизированной системы с использованием программы «1С» положительно сказалось на работе бухгалтерии в целом, позволив решить задачи, поставленные перед ЦБ по ведению бухгалтерского учета, а на рабочих местах сократилось время на обработку первичных документов».

Внедрение программы «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» комментирует Прохоренкова Лариса, руководитель проекта компании «АВРО-БУС»: «Мне часто приходится внедрять «1С:Бухгалтерию для бюджетных учреждений» в разных организациях, и я могу сказать, что проект по обслуживанию ЦТО ГЦАХиТО – один из самых интересных проектов. Перед нами все время ставятся задачи по развитию и оптимизации, добавлению новых функций. Сотрудники бухгалтерии уже достаточно хорошо освоили программу, так, что консультации по текущей работе почти не требуются. Обстановка всегда рабочая, мы вместе с руководством бухгалтерии формируем задания по доработке программы и оптимизируем то, что уже сделано. В том, что деятельность автоматизирована почти полностью, в первую очередь, заслуга руководства ЦБ ГЦАХиТО и сотрудников бухгалтерии».